无论是与员工，供应商还是客户沟通，确保您生成有效的信息对您的业务成功至关重要。为确保您的业务通信达到目标，您应确保它包含最有效消息共有的五个特征。
明确目的
有效的信息包括明确的目的，以告知，说服或与目标受众协作。该信息应根据受众的理解水平，潜在反应以及与作曲家的关系来设计。通常，除非存在必须一起解决的密切相关问题，否则最好在每条消息中仅包含一个主要想法。在业务通信中有明确的目的也将有助于确定用于传递消息的媒介。
适当的渠道
选择适当的渠道来传递信息也很重要。电子邮件通信可用于向大量受众传递，而面对面通信更适合较小的群体。需要文档的正式沟通，例如员工评审或政策变更，最好采用书面形式。由发件人决定哪个插座最适合特定消息。例如，宣布公司社交的视频演示是一种激发员工兴趣的创造性和有趣的方式，而使用视频宣布首席执行官家庭中的死亡可能会变得不敏感。媒介应该补充而不是扭曲信息的目的。
正确的事实
商务沟通需要高度准确的报告信息。有效商业信息的特征包括明确的日期，事实，资源和时间表，应该仔细检查其完整性和清晰度。有效的信息也没有行话，俚语和“公司发言”。例如，不是说“公司利用优质机会扩展战略”，而是通过说“我们的团队使用最好的资源来帮助我们的业务增长”来简化它。
完成消息
书面和口头沟通只有在信息完整时才会有效。仅说明故事的一部分的商业信息容易使收件人感到困惑，并且无法按预期使用它们。一个好的测试是询问是否有任何消息回答了以下所有问题：谁，什么，何时，何地，为什么以及如何。员工，供应商或业务合作伙伴能够对消息采取行动的唯一方法是，如果他们提供了全部范围。
创意特色
无论商业沟通是针对风险资本家还是安全人员，人们只关注他们感兴趣的东西。最有效的信息是短暂的，引人入胜的。大多数人都不会发现每条消息都有趣，因此商务沟通中的有效消息应该包含一些创造力。总结和凝聚信息将增加他们被阅读的机会，同时强调有兴趣的想法将鼓励反馈和行动。
