会计师使用纸质分类账簿和锋利的铅笔记录会计分录的日子已经一去不复返了。计算机化会计已经在许多公司中变得司空见惯，从财富100强公司一直到单人solopreneur业务。
由于互联网以及在线和基于桌面的系统的可用性，会计软件的成本已经下降，一些供应商甚至免费提供缩小的在线簿记系统。虽然这些系统可能具有一些限制，例如无法跟踪库存，但它们通常为较小的或基于服务的业务（例如咨询和其他服务相关公司）提供足够的功能。
什么是电算化会计系统？
计算机化的会计系统由用于跟踪公司所有会计交易的软件组成，其目标是为月度报告，年度财务报表，纳税申报信息和用于分析公司运营，效率和盈利能力的其他报告配置生成财务输出。
虽然免费或低成本的在线软件系统不能为您的特定业务提供太多的可定制性，但大型公司通常使用计算机化的会计系统软件包，该软件包已安装在公司的大型计算机服务器上，并可供多个用户使用。
这种类型的大型计算机化会计软件通常具有很大程度的可定制性。公司可以拥有旨在容纳多种货币的软件，位于世界不同地区的商业实体以及销售不同产品组的公司分支机构。此外，它还可以进行定制，以生成一系列财务报告，用于计算专门针对公司行业和运营基准的关键绩效指标。
谁使用电算化会计系统？
现在几乎所有企业都可以使用计算机化的会计系统，因为有多种解决方案可以满足几乎任何规模和类型的公司的需求。例如，一种非常流行的会计软件Quickbooks已经被一系列从中小型公司使用多年。该公司提供其软件的在线和桌面版本，该软件以相当经济的价格提供相当数量的定制。
设置系统
建立计算机化会计软件系统所涉及的工作取决于您的业务规模和结构。例如，如果您是一名没有员工的顾问，您可以立即开始使用在线会计软件记录每个客户花费的时间，存储所有客户的姓名和地址信息，生成发票并记录来自客户的付款。
例如，如果您允许客户在30天内付款，则现成的会计软件具有内置的应收账款账户，允许您记录交易，然后查看应付客户的所有未付款项以及日期您已开具发票，以便查看未结清发票的期限。
对于运营更复杂的公司，大多数软件允许您设计具有您公司特有的帐户代码和类别以及业务类型的帐户图表。例如，这有助于在记录某些业务单位或部门的条目时保持数据的有序性。它还允许您生成一组财务报表或报告，以便按单位或部门查看公司的盈利能力，具体取决于您的系统设计方式。
现金与系统中的应计会计
您可以在大多数会计软件中以现金或权责发生制记录您的会计事务。简而言之，现金和权责发生制会计制度之间的主要区别在于存在应收账款和应付账款。现金和权责发生制会计取决于您如何记录销售现金收入的时间以及支付费用所花费的金额。
当您支付现金或以现金支付时，销售和费用会实时记录。当您使用权责发生制会计时，即使您尚未收到销售收入或已支付费用，您也可以在获得销售时记录销售额和发生时的支出。例如，在应计会计系统中，您每个月都会输入一个条目，以便为您需要在年底支付的保险单产生资金。您可以将此条目记录在名为预付保险的资产帐户中。您可以通过减少公司现金账户的余额并相应地每月增加预付保险账户的余额来记录交易，就好像这笔钱已经用完了。
纳税申报表是现金还是应计基础？
使用会计软件的充分理由包括数据收集和报告功能。当税收时间到来时，该软件使您更容易累积收入和支出数据，以准确有效地完成公司的联邦和州税收回报。
您用于填写纳税申报表的会计数据可以是现金或权责发生制，具体取决于您公司的规模和您选择使用的会计方法。美国国税局有一些规则可以帮助您决定现金或应计会计是否最适合您的业务。
例如，如果贵公司每年的收入不到100万美元，您可以使用现金会计方法。如果您有库存，IRS确实要求您使用权责发生制会计核算业务的库存部分。除少数例外情况，如果您的企业是C公司，IRS要求您使用权责发生制会计，以便您按应计制基础提交纳税申报表。
当您的公司提交第一份纳税申报表时，您将选择现金或应计方法。美国国税局要求您选择哪种方法可以最全面，准确地查看贵公司的收入和支出。它还要求您每年使用相同的方法。否则，如果IRS需要将您当前的数据与历史数据进行比较，则变得非常困难。如果您决定更改会计方法，则必须使用IRS表3115来申请许可。
系统功能
计算机化的会计软件可以是简单的，提供簿记基础，或者您可以使用完善的软件解决方案，不仅提供簿记，还提供库存管理，分销跟踪，制造和在制品跟踪，客户关系管理，时间和项目管理等等。
由于软件不断发展，会计软件包可以完成更多的日常交易任务，让您在业务中免除其他增值工作。
您需要考虑如何设想您的业务增长并确保您的会计软件具有可扩展性，这意味着它可以容纳额外的帐户，额外的业务单位，并且可以处理更多的库存单元或绑定到第三方条形码软件系统等等。例如，如果您经营零售店，您可以根据您选择的系统将您的收银机交易自动记录在会计软件中，使用条形码扫描仪和编码产品标签将信息输入您的系统。
会计软件专业
使用会计软件为您的公司带来了好处。首先，计算机化会计系统的结构和规则确保您的公司能够生成准确的财务报表。如果您的公司需要为银行融资等外部用途提供这些服务，或者您需要按照公认会计原则（GAAP）提交财务报表，这一点尤其重要。
会计软件可以节省时间，尤其是在您想要创建预算或预测时。您只需要生成一份历史数据报告，并通过一些调整将其预测，以产生您明年的预算或预测。
您还可以简化并提高整个会计流程的效率，特别是如果您可以对管理员工进行交叉培训，以帮助完成一些更常规的簿记任务，例如向您的支付系统输入帐单。
生成公司发票时，会计软件会自动将金额添加到公司的应收帐款余额中。所有这些功能在同一个会计软件中协同工作可以减少错误，并帮助您确保不让任何交易漏掉。
软件缺点
使用计算机化的会计系统存在一些缺点，尽管它们仍然比用铅笔纸和铅笔保存书籍更有意义。一旦了解了潜在的缺点，您就可以采取措施确保这些问题不会成为您业务中的问题。会计系统可能很复杂，有些难以让员工使用。如果您或您的员工不希望或要求了解会计的细微差别和细节，那么准确的会计软件包可能就是正确的。
例如，如果您拥有一个更成熟的公司，或者具有包括库存，在制品，多个业务实体和公司间交易的复杂结构的公司，您的公司将需要更复杂的会计系统以及更多受过良好培训的公司工作人员来管理它。
您可能会有会计系统的持续成本。例如，如果您选择Quickbooks的在线版本，您将持续按月收费。较大的软件包，尤其是安装在公司服务器上的软件包，通常会收取许可费。例如，假设您的公司有10个人需要访问您的会计系统。除软件购买的基本成本外，软件提供商可能会向您收取每个用户许可的一次性，年度或月费。
与任何用于任何目的的软件一样，开发人员不断改进和更新软件，以便随着计算的变化或现场的变化而发展。因此，预计会偶尔出现停机，特别是如果您使用基于在线的软件，并使常规数据备份成为会计系统的重要组成部分。
在为贵公司选择合适的计算机化会计软件时进行研究。当您完成所有工作来实施软件并加载数据时，这一切都没有意义，只是在一两年后发现您选择的软件功能太少而无法适应您不断增长的业务，或者有太多无关的功能这使它变得比它需要的更复杂。
客户服务是另一个关键因素，因此选择能够为您提供全天候支持的公司，以及与之交谈的现场人员而不仅仅是在线知识库。另请注意，如果您使用基于云的会计系统，敏感的财务信息可能会暴露给在线黑客，因此请采取措施保护您公司的互联网连接和数据。
升级系统
如果您使用简化的会计软件甚至是手动记账系统开始您的业务，在某些时候您可能决定升级您的计算机化会计，以使您的业务更上一层楼。为了使转换无痛，并使您的公司为会计成功做好准备，在转换到新的会计软件包之前，有助于做一些准备工作。
首先要清理历史数据，因为如果您的会计信息包含错误的，错误编码的输入或不完整的信息，这些错误将会延续到您的新系统，并使您在会计账簿中更难以保持完整性。
在年底或至少在一个季度末过渡到您的新系统，以便您可以有一个干净的截止日期。当您需要回顾某些历史交易时，这将在将来帮助您。接下来，查看贵公司的帐户图表以查找任何错误，并根据需要添加任何新帐户。查看您的客户列表，供应商列表，员工列表以及会计软件中包含的任何其他列表，其中可能包括旧的，未使用的帐户或重复的条目。
让您的会计师审核公司试算表中的每个总帐帐户，以验证帐户余额是否确实准确。您的新系统可能无法容纳这些交易背后的详细信息，这意味着如果您结转包含错误的帐户余额，您将无法在新系统中获得任何信息来帮助解决错误或不准确之处。最后，请咨询您的会计师或注册会计师，了解他是否可以查看您的系统设置，并推荐可以简化或提高会计工作流程效率的任何修改。
