在商业中，我们进出会议，在此期间我们做出许多决定。在会议结束时，会议纪要捕获决策以确保所有与会者采取进一步行动。会议纪要涵盖会议的各个方面，从与会者名单和议程到采取的行动以及为进一步会议做出的决定。使用特定步骤设置会议记录将确保您的团队，同事和经理了解讨论主题和对进一步行动的期望。
使用会议议程作为编写会议纪要的指南。会议议程是会议的指导方针。它会更新与会者，让他们了解目标，实现目标的角色以及为其分配的具体项目。由于会议以议程为基础，议程成为撰写会议记录的指南。
简要描述与会者在会议中的角色或项目进行讨论。解释每位与会者的角色，以帮助非与会者了解谁参加了哪个部门以及具体目的。概述与会者的角色可确保每个人有目的地参加会议。与会者的角色对于会议主持人和与会者来说非常重要，因此会议讨论会继续进行，而不会遇到之前讨论过的主题。
通过明确说明会议来突出会议的目标。例如：做出决策，收集想法或更新团队的进展情况。上市目标有助于会议记录的读者清楚地了解会议的目的。目标或目标部分是许多高级管理人员阅读的内容;如果他们不需要参与目标，则无需进一步阅读。如果经理对目标有既得利益，他可以选择参加下一次会议。
写下会议中的决定。请注意为确定下次会议议程而做出和讨论的所有决定。写出决策使与会者和非与会者能够审查是否需要进行任何后续活动，然后他们可以为此做好准备。除非在另一次会议上需要进一步讨论，否则将对会议中强调的决定采取行动，这本身就是一项决定。捕获和分享会议中所做的决定对于准确，有用的会议记录至关重要。
编写“下一步”任务，旁边有一个负责任的个人姓名。这些步骤使会议主持人能够为下次会议做好准备，并使与会者和非与会者了解他们对会后的责任。这可以确保个人为下次会议做好准备，可以完成任务，也可以将其委托给可以完成任务并参加下次会议的其他人。
向与会者发送会议纪要草稿。该草案将使与会者能够通过更新笔记，后续步骤和决定来编辑会议记录。审核草案可确保正确捕获所有信息，并确保个人管理分配给他们或部门的任务。作为审核流程草案的一部分，为所有与会者提供评论的截止日期。如果未收到任何修改，则会认为会议记录被所有各方接受。
发送会议纪要。收集完所有反馈后，将会议纪要发送给受邀参加会议的所有人员。复制需要通知的其他员工或与会者。会议记录应在会议结束后24小时内或下次会议前12小时发送，以先到者为准。
提示
-
并非所有信息都需要在会议纪要中捕获，亮点就足够了。会议纪要在他们总结会议的决策和责任时是有效的。如果您正在为会议提供便利，请让某人为团队做笔记。
