公司有两个主要的商业周期：收入周期和支出周期。全周期应付账款是较大的采购和支出周期的一部分。它包括 一旦下订单并收到产品或服务，完成购买所需的全部必要会计活动。 应付账款的整个周期需要匹配文件，批准发票，签发支票和记录付款。
提示
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完整周期应付账款可以参考接收，验证和支付发票的完整流程，也可以指负责整个流程的工作岗位。
应付账款周期
应付账款流程涉及三个主要文件：采购订单，收货报告和供应商发票。
- 当公司准备购买时，采购部门会发送一份 采购订单 给供应商。本文档详细说明了所要求的商品，价格和数量。采购订单触发供应商发送货物。
- 一旦公司收到货物，接收部门将完成一个 收到报告 。此报告记录了货件中包含的确切货物。如果货件包含任何损坏的物品，员工会在报告中注明。
- 供应商发送一个 供应商发票 要求支付所提供的商品或服务。此文档将发送到应付帐款并触发付款流程。
应付账款程序
一家运营良好的账户公司成立 精心定义的程序 引导应付账款流程，以防止错误并在发生时检测它们。相同的程序也可以阻止和检测故意的伪造，并提供审计跟踪，以便以后使用，如果差异未被发现。这些程序因公司和部门而异，但通常遵循类似的模式：
- 收到供应商发票后，应付帐款团队执行a 三方比赛 通过将采购订单上的信息与收货报告和供应商发票上的信息进行比较，确保信息一致。
- 如果应付账款可以验证供应商发票上的货物是由公司订购和收到的，那么 发票已获批准 用于付款处理。这是通过凭证，签名或印章完成的。
- 如果存在差异 - 例如，如果收到的数量与订购数量和发票数量不符，或者产品未按订单生效，则应收账款将尝试通过以下方式追踪问题的来源： 根据需要跟进 与接收部门，供应商或下订单的最终用户。
- 在大公司中，实际付款由财务部门处理。然而， 应付账款负责发放付款 在大多数小公司。在凭证开具凭证后，应付帐款会将凭证文件连同支票一起发送给公司支票签名者。
- 检查签字人批准并签字后，应付账款邮寄支票 将发票标记为已付款 在会计系统中。
完整周期应付账款角色
应付账款职位描述通常也标记为“完整周期”。这意味着应付账款员工是 负责付款流程的每个部分而不是专注于一个或多个特定领域。潜在的责任可能包括三方匹配，审查费用报告的准确性，应用付款折扣和向供应商发放付款。
当这些职位被公布时，人力资源部门或负责招聘的经理通常会尝试构建应付账款的面试问题，准确评估申请人对整个过程的熟悉程度，并找出任何缺陷或缺乏经验的领域。
