薪资是与员工开展业务的关键方面。为了按时准确地支付员工和工资税，必须构建薪资部门。为了提高部门的效率，雇主应记录工资单程序。无论工资单是大还是小，书面工资单程序对于成功的工资单都至关重要。
创建工资核算程序表单。薪资部门通常与人力资源部门密切合作，以确保适当的薪资和员工福利处理。在此过程中使用了许多表格：时间表/时间卡，表格W-2，工资单和/或日历，休假申请表，直接存款授权表格和病假监控表。您可以在文具店购买这些表格，或让印刷公司对其进行定制。
记录计时程序。美国劳工部指出，如果正确和完整，您可以使用您想要的任何计时系统。计时程序应包括时间表提交截止日期和用于计算员工时间的方法。
例如，记下手动计算员工考勤卡的程序，例如向上和向下舍入到最近的四分之一小时。如果您有一个计时系统，可以自动将员工打卡/刷卡转移到工资核算软件中，请记录您的编辑程序。这可能包括让主管在截止日期前通过电子邮件向您发送更改。
写下工资单处理程序。定制您的工资单处理程序，使其与您的工资单系统相匹配。工资单系统可以是手动的，内部计算机化的或外部的（外包的）。说明特定系统的整个工资核算处理程序。
例如，假设您有一个内部计算机化系统，其中使用现场工资单员工和工资单软件来处理工资单。记录如何使用该软件。说明如何输入员工工资以及如何处理薪酬调整，直接存款，工资税，福利日，扣押，保险福利和加班费。包括在打印工资单之前和关闭工资核算之前仔细检查工资核算的步骤。
如果您有多个工资频率（例如每周和每两周一次），请记录如何处理每个工资频率。工资核算处理程序应包括从每个工资核算开始到结束的所有处理步骤。
包括后处理程序。例如，假设您有一个会计部门或外部税务公司来处理公司的工资税务事务。说明应转发的必要文件和报告以及哪个人。应该收到薪水/工资单以供分发的州，包括与您必须互动的其他公司/个人。例如，如果工资部门在每个工资单处理之后立即将退休供款资金转发给养老金计划提供者，则包括必要的步骤。
文件记录保存程序。根据劳工部的说法，雇主必须保留至少三年的工资记录。工资单登记，W-2，工资税报告，时间卡和其他工资记录的状态存储和归档程序。
提示
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每当发生程序变更时，请更新您的工资单程序。
