在提交设备方面，个人和企业有多种选择。有些选项提供高级别的安全性，而其他选项可以容纳高密度的文件。您拥有的空间量，文件的灵敏度以及您对物理或电子记录的偏好都会影响您选择的归档设备。
物理归档设备
文件柜
该 文件柜 是办公室的主食。允许文件横向存储的四个抽屉是标准的。根据文件管理公司Smead的说法，如果您需要保持记录安全，文件柜是有益的。因为这些机柜可以锁定，公司可以 限制对敏感文件的访问 同时仍允许员工和访客进入房间。
在所有物理文件设备选项中，机柜往往是 最贵的 并拥有最多 能力有限。 Smead指出，一个四个抽屉文件柜占据一个6英尺×24英尺的文件区，可以容纳大约8,448个文件夹。
打开搁架
文件柜的替代方案是 打开货架。 单位类似于开放式书柜，专为文件夹高度和宽度而设计。该设计允许用户 轻松访问文件 并且可以是 静止的 或者是 移动 如果滚轮安装在底部。
开放式货架节省空间和金钱。 Smead指出，货架归档设备通常是 三次 比文件柜便宜。与四抽屉文件柜相比，七层开放式文件柜系统占80％ 更多的能力。移动货架可以放置更高的密度，比机柜提供405％的容量。
提示
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除了备案设备，您还需要 耗材 像文件夹，标签和结束标签，以使物理系统正常运行。
数字归档设备
外部设备
使用计算机的内部硬盘来存储文件很方便，但如果硬盘损坏或物理损坏，您可能会丢失信息。为了降低此风险，用户可能希望将数据备份到外部设备。 PC World建议将关键文件备份到 外置硬盘 并使用 拇指驱动器 根据需要传输文件。
提示
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用户还可以将数据备份到基于云的服务，例如Google Drive或Dropbox，它不需要任何其他设备。
服务器
希望多方访问相同数据的企业可能希望投资服务器。服务器充当 中央存储库 对于许多用户的文件。 PC World指出，企业可以在服务器上托管多用户应用程序 - 如数据库和企业资源规划系统。这使得大量个人很容易 有访问权 到相同的文件。服务器数据可以备份到外部设备或云，以提高安全性。
物理服务器 看起来类似于高端PC。或者，企业可以选择 基于云的托管服务 - 亚马逊网络服务，Windows Azure和Rackspace云服务都是选项 - 不需要物理服务器。
