工资核算处理是雇主必须执行的多维任务。雇主必须遵守美国劳工部的工资和工时标准以及美国国税局的工资税法规。此外，它必须满足其州薪资要求。拥有工资核算处理清单有助于确保合规性。
工资处理
清单应包括每个支付期的工资处理任务。这包括从头到尾处理工资所需的所有步骤。如果有多个付款期，例如双周和半月，则为每个付费周期准备单独的清单，以避免混淆。例如，如果所有小时工都是每两周支付一次并且所有受薪雇员都是半月支付的，则需要单独的清单，因为两个支付组的处理方式不同。
工资处理清单可以包括确认时间卡提交，时间卡计算和将工资单小时输入系统的步骤。它应包括确保受薪工人在支付期内获得正常工资的步骤。此外，还应包括更改员工工资核算数据，例如地址和扣减更改，薪资调整，例如加薪和排除检查，以及新的雇用和终止处理。它还可以包括处理补充工资，例如加班费，遣散费，奖金和佣金。
扣减处理
工资扣除包括法定/非自愿扣减。后者意味着扣除具有法律约束力。法定扣除包括联邦所得税，社会保障税和医疗保险税，在大多数情况下，还包括州所得税。雇主有责任从员工的薪水中扣除这些税款。此外，它负责其部分工资税。清单应包括所需的法定扣除额。法定扣除额还包括工资扣押和子女抚养扣缴令。如果适用，将它们包括在核对表中。
自愿扣除是公司提供的，例如退休和健康福利，人寿和伤残保险，慈善捐款，停车费，工会会费和偿还贷款。核对表不必列出每种自愿扣除类型，但应包括检查自愿扣除。一旦工资单代表熟悉工资单，就很容易知道哪些扣减会影响哪些员工。
支付生成
清单应该包含打印薪水和工资存根以及生成直接存款文件的步骤。包括打印预处理报告的步骤，允许工资代表在打印工资单之前和生成直接存款文件之前仔细检查 - 并在必要时调整 - 工资核算。此外，如果薪资待遇应在工资核算处理后转发给特定个人，请在核对清单上注明。
后期处理
处理完工资单后，必须提交相关数据以确保记录保持合规性。清单应说明必须提交的不同工资报告。此外，还应包括相关部门的必要报告，如会计或财务和人力资源。如果需要与这些或其他部门进行进一步的互动，请将其包含在清单中。例如，如果外部税务公司处理公司的工资税务事务，则核对表应包括如何将工资税务文件转发给税务公司。
