许多企业主害怕写收集信和正式道歉，以免疏远或进一步冒犯他们的客户。在这两种情况下，您都必须解决一个重要问题，同时保持客户的善意。一旦你理解了编写问题解决方案字母的一些基本原则，你就会学会如何以一种产生善意的方式编写这些类型的字母。
格式和风格
将问题解决方案信件视为以商业信函格式编写的微型文章可能会有所帮助。遵循相同的格式，采用相同的样式，并使用与任何商业信函中相同的12点Times New Roman字体。您应该进行的唯一更改是在正文和结束部分中使用的单词。大多数问题解决方案字母还包括附件。通过在结束后面一行键入“Enclosures”来表明这一点，然后列出您用字母包含的每个文档的名称。
强调积极的话语
简短，直接和个性化的字母减少了误解的可能性，并且通常是最有效的。此外，具有正扭曲的词语更可能产生积极的回应。普渡大学在线写作实验室建议您避免使用诸如“不幸”，“无法”，“问题”和“失败”之类的单词和短语，这些单词和短语会传达令人不快的事实。相反，强调你能做什么或愿意做什么，而不是你不能做什么或不做什么。
开幕和闭幕发言
用简单直接的陈述打开和关闭这封信。一个开头的陈述，例如“感谢您花时间解释您对…的关注”参考并确定问题。关闭一个强调你希望保持关系的声明。诸如“我们重视您的业务”或“我们再次承诺提供您期望从我们公司获得的高质量客户服务”等声明是两个常见的例子。
身体
在第一个正文段落中，参考相关背景信息和之前的任何通信，以表明您了解客户的关注。在第三段中提供明确，具体的问题解决方案 - 包括您已经采取或计划采取的善意姿态和行动。例如，如果您正在撰写第一封请求收集信，请记下客户之前的良好付款记录，但会提醒客户有关付款到期日的信息。作为解决方案，提议与客户合作设置备用付款安排或延长付款日期以换取回电话。
