季节性，24小时服务期望以及适应不断变化的环境的能力使得有组织的工作流程对于高效的酒店运营至关重要。虽然工作活动有时会顺利地流动，但在繁忙时期，这些相同的活动可能会重叠。这使得高效的通信系统成为进入有组织的酒店工作流程的规则，路线和角色的重要部分。
规划工作流程
创建一个垂直工作流程图，用于标识每个部门或区域，并使用文本框，连接箭头和数字来描述任务的顺序，以确定工作流的方向。对于小型酒店，这些可能包括客户，前台和家政部门。例如，该图表将打破预订房间的每个组成步骤：客人进行预订，收到确认并到达前台，前台员工处理办理登机手续。当客人退房时，前台会处理结账并通知客房清洁。
分析任务
在酒店工作环境中，有时候任务和职责必须重叠。使用工作流程图作为参考，分析每个班次期间执行的任务，以更好地预测人员需求。例如，第三班前台员工可能能够处理轻松的内务管理职责和其他管理任务，例如更新预订数据库或回复电子邮件。这可以消除安排隔夜清洁和为第一班和第二班员工腾出时间的需要。
安排员工
员工安排和任务截止日期必须灵活。例如，如果您的正常登记入住时间是中午，那么家政服务必须保持房间干净并且准备就绪。但是，您需要在繁忙时段调整时间表或雇用临时员工。前台人员也是如此。如果您通常在白天安排两个人和一个人过夜，您可能需要调整工作时间表 - 有时几乎没有事先通知 - 在繁忙时间提供重叠覆盖。
传播规划
良好的沟通计划对于有组织的酒店工作流程至关重要。查看工作流程图并确定关键通信点。例如，班次变更会议，待命程序，家政服务紧急事件以及更新客人在逗留期间所发生的附带购买的程序。例如，当客人从房间的冰箱中取出物品时，家政人员必须通知前台。包括沟通工作流程更改的程序，以确保不会忽略任何内容。这可能还需要为随叫随到的员工购买额外的设备，如双向无线电或手机。
