手动工资单系统完全由手工执行，而计算机化的工资单系统允许公司通过专用工资单软件处理其工资单。手动系统可能导致工资单错误，通常是一个缓慢而费力的过程。计算机化系统具有许多优点，包括提高准确性和速度。
时间输入
许多雇主使用计时系统（如时钟）来跟踪员工的工作时间。手动系统需要手动跟踪员工的时间，但计算机化的工资单系统能够自动将员工条目从计时系统传输到工资单系统。虽然员工可能偶尔需要进行调整，但这样的系统可以将正常工作时间与加班时间分开。
自动计算
计算机化的工资单系统可以将员工的工作时间分成四分之一小时的段，并准确计算工作总时数和支付时间，从而节省手动计算所花费的时间。这些系统根据收到的输入数据计算所有工资频率，例如每周，每两周，半月和每月。
计算机化的工资单系统自动计算员工的法定扣除额，例如税收和工资扣除，以及自愿扣除，例如停车费，401（k）缴费和医疗福利。工资人员只需输入扣除所依据的数据，例如联邦所得税扣缴的W-4表格信息。
薪水处理
手动工资单系统要求您在打字机上或手动打印工资单。计算机化的工资单系统具有直接存款功能，可以节省用于实时检查和对账的资金。此外，无论数量多少，计薪器和工资单的计算机化打印都会很快发生。
报告生成
计算机化的工资核算系统生成工资核算报告，允许您在打印工资单或工资单之前仔细检查工资核算。美国劳工部要求雇主保留工资记录至少三年。计算机化系统能够对与每个支付期有关的工资单寄存器进行硬拷贝打印，并且还可以无限期地将信息保存在系统中。
计算机化系统通过生成税务报告（包括季度和年度工资报表以及员工W-2表格）来帮助确保工资税合规性。这些系统为公司的会计师提供处理公司工资税和调节职责所需的数据，并打印必要的报告。此外，这些系统跟踪获得和支付的福利日，例如休假和个人时间。
