如果您想在专业环境中顺利运营，无论是律师事务所，医生办公室还是政府机构，办公程序都很重要。有一个书面程序是很重要的每个办公室都应该有一套由主管和办公室经理在前台办公室开发的书面程序。
办公程序应该规定什么
办公时间应该是首先提到的，所有员工都应该按时上班，为当天做好准备。如果客户来到办公室并且没有人在那里，可能会对业务产生负面看法，并且可能永远不会返回。此外，办公室应整洁，干净，供应充足。确保登记名单和笔可供客户登录，如果可能，可以提供咖啡和水。第一印象是成功企业的一切。此外，无论是在办公室还是在电话上，每个客户都应受到尊重和专业的对待。如果主管有来电，员工应在将其连接到主叫方之前获取所有信息，包括姓名，电话性质和电话号码，以防连接丢失。如果电话是预约，他们应该了解访问的性质，让他们知道什么是可用的，确保在取消时获得电话号码。他们应该总是重复所说的内容，这样就不会产生混淆。
组织
组织和维护工作站以最大限度地提高工作效率，确保复印机中有纸张，计算机已启动并正在运行，邮件已分发且邮件已发送。如果您的工作涉及安排旅行安排，请务必知道您的主管希望留在哪里，记录航班时间和租车信息，并了解旅行目的地的天气情况。在预订旅行计划之前，请务必咨询您的主管。所有预订完成后，打印出两个行程 - 一个为您，一个为您的主管 - 并确保在日历上输入旅行日期。
在一天结束时，与您的主管一起预约并让她知道她第二天的预约时间。将应答机设置为语音邮件或下班后应答服务。关闭所有设备，复印机，打印机和计算机，清空咖啡壶，关掉咖啡机。最后，在设置警报之前确保所有门都已锁定。
