撰写合同提案需要您撰写引人注目的叙述,以解释为什么您的公司最适合公共部门机构正在寻求的工作或私营部门公司要求的咨询项目。因为公共部门提案是最具挑战性的,而且往往是最耗时的建设,如果你知道如何为政府撰写一份获奖合同提案,那么为私营部门工作编写一份提案就是小菜一碟。
如何撰写合同提案
在任何在线工作板上查看提案编写者的求助通知列表表明,您用于制定获胜提案的技能组合非常有价值。但能够撰写获奖合同提案不仅仅需要良好的写作技巧和英语语言能力。优秀的合同提案需要团队合作,并清楚地了解公司的服务或产品,合同和收购流程以及定价。将合同提案汇总起来可能需要数周甚至数月的规划,战略和研究。合同提案书写不是一个人的工作。许多组织都将“捕获团队”作为公司业务发展部分的扩展。
当企业使用合同提案时
许多向政府机构提供服务或产品的公司使用合同提案作为在公共部门获得业务的手段。私营部门的合同提案有用,但私营部门工作的建议往往不如为政府签约和收购官员提出的建议那么复杂和有条理。如果您要为您的组织撰写合同提案,由于政府征集的独特结构以及与公共部门机构开展业务的要求,最好更多地了解政府关注的提案。例如,如果您知道如何为联邦政府撰写获奖合同提案,那么写一个能够在私营部门赢得组织业务的提案将会很容易。
收购程序
美国总务管理局公布了联邦采购条例(FAR)。 FAR是一本2000多页的书籍,其中包含您想要了解的有关联邦政府收购流程和规则的所有信息。亚马逊也提供该书和Cliffs-Notes-esque版本,但您可以从政府网站下载并知道您正在获得所有更新的修订和修订。熟悉FAR,它将回答您撰写合同提案时遇到的许多问题。至少,您将更好地了解政府如何以及为何要求对其产品和服务的请求做出如此详细的回应。
政府收购过程通常以招揽开始。招标是向公众提供的文件,其中包含有关需要服务或产品的机构的信息。征集包含有关服务或产品类型以及政府希望如何提供服务或产品的详细信息。它还规定了供应商 - 代理关系管理的条款和条件。在政府征集中,您被称为“承包商”或“供应商”。在某些情况下,政府在征求意见公布之前发布信息请求(RFI)。 RFI的目的是确定能够提供政府所需服务或产品的公司类型。回应RFI需要一些工作,但几乎不需要回应政府征集所需的工作。
有几种不同类型的请求:征求建议书(RFP),报价请求书(RFQ)和投标邀请书(ITB)。这些征集类型之间的细微差别决定了您如何构建合同提案。 RFP通常要求您以非常详细和令人信服的方式展示您公司的想法和方法,以展示您解决政府在RFP中描述的问题的能力。
例如,当一个机构发布一份RFP,说明需要为政府领导提供高管辅导和领导力发展服务时,您的合同提案应该描述您公司的高管辅导服务;您的教练和顾问的专业知识和资格;您的教练在其辅导课程中所依赖的理论以及您用于确保政府高管从教练工作中获得最大收益的过程。此外,您应该提供有关贵公司质量保证步骤的详细信息,以及您如何通过定期报告,记录保存和资源分配来管理教练参与。
谁在企业撰写合同提案?
在将笔放在纸上或坐在计算机上之前组装捕获团队。一般来说,不只有一个人写合同提案,提案写作是团队的努力。这是一项合作项目,涉及捕获团队中许多人的才能和专业知识。捕获团队中的每个人都在撰写提案中发挥作用。使用上面的例子,如果您的公司已经开始提供高管辅导服务,那么可能为捕获团队增加价值的人就是执行辅导项目经理,合同管理员,提案编写者,会计师或商务人员。公司总裁。总统将监督这一过程,并在提交给政府时签署合同提案。公司总裁或其指定人员参与提案撰写和提交阶段,因为他们有权签发具有约束力的文件。
在整个提案撰写过程中,您的捕获团队应定期召开会议。在这些会议期间,您将讨论战略,方法,新的知识和进步。捕获团队负责人可能是业务开发专家,负责汇编合同提案的后勤工作。或者,领导者可以是公司总裁任命为领导者的人,也可以是更有经验的人,他只是负责领导团队。定期与您的捕获团队会面将确保您的合同提案正常进行,并确保您符合提交最终提案的截止日期。将有大量的评论,红线和有关该提案的讨论 - 这是一项巨大的努力,即使对于小型合同也是如此。
如何赢得合同提案
您的目标是赢得合同奖 - 而不是赢得合同提案。但重要的是提案内容的内容和引人注目的性质,而不是语义。撰写获奖合同提案的第一步是研究发出招标的机构。一些公司提供有关政府机构的情报;但是,您的捕获团队的每个成员都应该提供有关该机构的任何信息。例如,如果您的项目经理从之前的高管辅导工作中获得有关该机构战略方向的信息,那么这可能有助于描述与该机构的教练互动的结果。或者,如果您的业务官员已经向请求机构审查了国会拨款,那么这对于确定合同提案所附的定价很有用。
撰写获奖合同提案需要采用有条不紊和系统的方法来回应政府征集。首先,做你的研究。如果您不熟悉该机构,请研究其网站,以了解其使命,愿景和核心原则。将这些内容纳入您的提案中,如果它们与您公司的使命,愿景和核心原则一致,那就更好了。得出这些相似之处,因此政府的提案审核小组认为与贵公司保持一致。这是与该机构建立类似思维方式的关键战略方法。
研究招揽,以确保您了解该机构想要什么,并协调响应征集所需的时间和精力。如果您要提交一份大型项目的提案,而您在该领域绝对没有过去的表现或经验,您将需要传递此请求或撰写一份极其引人注目的提案,该提案完全描述您在服务领域的能力,政府机构要求。你也在研究竞争对手。联邦政府机构必须在联邦商业机会网站上公布他们的请求 - 简称FedBizOpps(fbo.gov)。在招标发布的“感兴趣的供应商”选项卡下,您将找到潜在承包商和供应商的列表。该标签下列出的所有公司可能不提交合同提案;但是,了解谁是你的竞争对手是一个良好的开端。
合同提案样本信
提交获胜合同提案的关键步骤之一是订购提案的组成部分。对于许多业务报告,只有在报告的“内容”最终确定之后才会构建执行摘要。同样的做法对于构建合同提案函是明智的。将合同提案信作为执行摘要考虑 - 准备一份您用于所有合同提案的声明草案,但在编写合同提案时保留最后一步的改进。
政府的大多数合同提案都是电子传输的。因此,合同提案样本信件只是传送电子邮件,上面写着“ABC咨询公司很高兴向RFP#0000提交附件回复,其中包括ABC的技术方法,关键人员的定价和简历。请确认收到此信息传输。”您希望确认收据的原因是为了确保您有截止日期前提交提案的证明。也就是说,获奖合同提案的引入更多的是提案信,而不是传送电子邮件。合同提案的第一部分应包含有关贵公司的背景信息,贵公司提供的服务,并简要说明您是合格承包商或供应商的原因。以下是作为合同提案函的示例介绍:
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