每个企业都会不时收到投诉信。及时和专业地回应它们可以帮助您与客户保持良好的关系。
权利部门
从适当的部门发送您的来信，以确保您的客户知道合适的人知道问题并解决问题。格式化公司信笺上的字母并遵循传统的商业信函 格式指南.
提示
-
在信中参考投诉号，商店或订单号或客户帐户，以确保适当的跟踪。
承认和同情
承认客户的挫败感，和 如果你错了，请道歉。强调贵公司致力于解决问题并让客户满意。例如，“我很遗憾听到您收到了错误的订单。在ABC公司，我们致力于提供最优质的服务和纠正错误。“
修理它
描述你正在做的事情 解决投诉并纠正问题。例如，“我已指示我们的运输部门在一夜之间替换您”，或者“在我们的展厅里对您不礼貌的员工也受到了相应的谴责。”
说谢谢
感谢客户将问题区域引起您的注意，并感谢您对客户的惠顾。例如，“感谢您将此事提请我们注意。我们感谢您的业务，并希望此事件不会影响您对我们公司未来的信任。“
多走一英里
通过为客户提供额外的服务来增加您的回应。例如，礼品卡，免费通行证或其他证明您不仅对这种情况感到遗憾，而是致力于保持该人为客户的东西。例如，“对不起，由于技术上的困难，你的电影被缩短了。随函附上四张免费电影通行证和一张免费爆米花和软饮料券。“
当投诉是轻浮的
如果客户发起了无聊的投诉，请承认他们的挫败感 解释你为什么不采取行动。例如，如果客户抱怨他们想要的商品缺货，则引用有限的产量或需求量大。如果投诉是关于在与客户打交道时遵循公司准则的员工，请说明公司政策。例如，“虽然我理解你们对A-14挡风玻璃刮水器感到失望，但这些物品已经通关并且已经停产。这就是为什么我们的同事说他不能为你订购任何额外的刮水器。“
