非营利组织依靠实物捐赠和现金。让潜在捐赠者参与专业的信件，但与接收者建立个人联系。强调组织的良好工作以及如何使用所要求的供应品。告诉捐赠者如何做出贡献。
建立联系
解释为什么您的组织对潜在捐赠者很重要。 一所需要课外或核心学术课程供应的学校应该寻求学校家长和朋友的捐款。在信中，强调这个环节。提醒家长，学校的学生致力于为孩子提供最好的教育机会。如果征求当地企业的意见，请提醒他们学校是同一社区的一部分，捐赠物资可以证明该企业致力于为其客户及其家人服务。
促进工作
说明组织的职责并描述其结果。 当地的动物收容所可以包括一个段落，其中概述了它提供的医疗，住房和收养计划。熟悉该组织的潜在捐助者将受益于提醒特定慈善机构为何值得捐赠物资。包括统计数据，例如参加特定计划的学生人数或每年照顾的狗数。数字使潜在的捐赠者能够了解组织的规模和成功，并提供更大的动力来提供物资以帮助解决问题。
逐项列出请求
用品是必须满足特定目的的有形物品。 在申请供应品时，它可以帮助捐赠者准确了解组织需要什么以及如何使用。 学校可以指定它需要用于艺术项目的画笔，用于保护学生服装的工作服或彩色铅笔。动物救援可以专门询问某些品牌的食物，毛巾，宠物床，皮带和衣领。说明您是否接受旧物品或希望捐赠者提供新物品。例如，通过声明艺术计划帮助需要课后照顾的儿童或宠物床为无家可归的宠物提供更舒适的避难所体验，将该列表链接回组织的使命。
如果您的列表专注于几个项目，请将其作为信函正文中的项目符号列表包含在内。如果列表较长，请将其作为附件包含在内。如果您包含附件，请使用短语将收件人直接指向附件，例如“请查看附件列表中最需要的项目列表”。
说明捐赠程序
让收件人知道如何满足您的耗材请求。 如果组织提供接送服务，捐赠者如何安排接送服务及其指定的日期和时间，该信件应明确说明如何捐款。如果有供应品的下落地点，请包括捐赠者可以留下供应品的街道地址，方向和时间。
如果适用，请告知信函收件人何时以及如何签发捐赠收据。提供收据的组织应包含税号。
