“无纸化办公室”可能永远不会100％实现。尽管计算机使用量很大，但几乎所有企业仍需要一些纸质文件。当依赖计算机的企业需要与基于纸张的表格中的数据进行交互时，这是一个挑战。物理数据到虚拟系统的“转换”可以通过手动数据输入，文档成像和光学识别来完成。
你需要的物品
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纸质文件
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设备和人员预算
定义您的业务目标和需求。确定您是在捕获客户付款，处理应用程序还是归档内部文档。弄清楚您是否需要保存文档的实际图像以进行电子存储，或者只需将纸质数据捕获到计算机数据库中。做出这些决定将帮助您确定哪种数据处理系统最适合您的需求。
研究企业软件解决方案向需要执行类似数据捕获的公司索取软件和供应商参考。询问您是否可以访问工作网站进行您打算进行的纸对电子转换。选择系统的最佳方式是看它的实际运行情况。如果您只从表单中捕获少量数据，则可以让一个人在Excel电子表格中输入数据。但在现代商业中，情况可能并非如此。如果文档/图像捕获是您计划的一部分，您可能需要找到一个软件系统，甚至可能需要新的硬件。
比较您研究过的软件解决方案，然后选择一个。请与供应商或软件分销商联系，以开始购买系统并安装系统的过程。第一步，通常称为“发现”，即供应商前往您的站点以确定您的确切需求和最佳解决方案。
在发现期间和整个安装过程中与供应商保持联系。提出很多问题，并取得项目的所有权;鼓励任何将执行文档捕获和数据录入活动的员工也这样做。
完全测试系统。如果解决方案中存在任何错误或缺口，最好在供应商在现场时找到它们。这将使故障排除和解决更快。
提示
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与信誉良好的供应商合作，并尝试征求供应商之前客户的反馈意见。
