小型办公室的应付账款是一个由债务债务组成的流动负债账户，必须在未来12个月内支付。重要的是，支持这些债务项目的文件是有组织的，以便按时支付这些债务。及时支付应付账款可维持组织的信誉，并确保与债权人和供应商建立良好稳定的关系。
将收到的发票与其采购订单和接收或服务完成文档相匹配。创建已批准的采购订单并接收订单中的项目或完成服务时，存在有效且应付的发票。按供应商名称创建文件夹以保存不匹配的采购订单，接收文档和其他支持文书工作。
按付款日期提交应付帐款凭证。在发票与支持文档匹配后，检查到期日并设置发票的付款日期。在代表该月每天的文件夹中整理发票。确定发票的付款日期后，请在当天归档。手风琴文件夹不占用太多空间，可用于保持文件的整理;每个标签可以代表一个月中的某一天。如果手风琴文件夹太小，请考虑使用悬挂文件，这样可以为文书工作提供更多空间。仅为每个文件夹或文件分配月中的某一天;当前月份结束时，您可以在下个月重复使用这些文件。
在您的每日时间表中包含对当天应付帐款文件的审核。如果当天提交了发票，请为发票开具付款并将其标记为已付款。发票应记录付款日期，支票号码或交易ID，电子支付，支付金额以及处理付款人的身份。
在为每个供应商或债权人创建的文件中存档付款发票。供应商的文件应包含自会计开始或12个月期间以来的所有付款发票。此文件中的文档支持向供应商付款。如果在付款时出现问题或未收到供应商索赔付款，则此文档可以为付款完成时间以及已付款或未付款的项目提供支持。
