流程文档清楚地概述了公司中发生的关键任务。它们消除了员工之间的混淆，并将公司的所有成员放在同一页面上。流程文档定义了公司当前流程的内容。通过识别当前的实践，您经常会发现当前系统中的缺陷并且看到改进的空间。流程文档还允许公司更快地适应不断变化的业务需求。明确概述贵公司目前的职能将更好地让公司向前发展。
确定文档的范围。您可以记录公司内部或大型公司中的每个流程，并专注于一组流程。例如，大公司可能只想从他们的会计职能开始，而不是记录组织的整个运作。
起草一个单页，可视化的过程表示。包括适用性矩阵，负责每项任务的人员大纲或流程图。流程图是完成流程的各个步骤以及流程如何流经组织的高级表示。例如，可以使用流程图概述支付发票的各个步骤。
解释流程对产品和服务的影响。详细说明正常操作的影响以及过程中的失败会导致的影响。例如，如果发票丢失且未收到付款，供应商将拒绝发送下一个订单。
定义流程中的角色。通过工作职能而不是个人来识别角色。例如，应付账款职员处理发票并将其输入系统进行支付。控制器批准发票并授权付款。
概述了该过程中使用的所有计算机系统和软件。清楚地定义每个系统，其目的和功能。
从头到尾记录流程。使用您的流程图作为起草文本的指南。根据您选择包含在文档中的范围，包括尽可能多的详细信息。使用角色名称来分配责任而不是单个名称。
包括异常部分。记录未遵循正常流程时发生的情况。例如，当计算机系统停机时，会制定基于纸张的会计系统来处理发票。
查看所有受影响方的流程文档。确保每个人都对流程达成一致。
