想象一下：你打电话给供应商订购一些小部件并向他们发送电子邮件进行确认。问题是，他们向你发送了五个而不是四个案例，并为您提供了比您预期的更大的发票。由于您没有任何合法的保证该供应商的责任，因此您没有太多回来。你可能会生气并威胁要扣留付款，但它可能会变得混乱并破坏你们的关系。该怎么办？将来，您可以考虑实施采购订单系统。 PO在控制商业采购方面发挥着重要作用，帮助您跟踪订单并管理已完成工作的付款。
什么是采购订单？
采购订单是商品和服务订单的正式确认。它充当企业与供应商之间的合同，因此供应商确切地知道订购了什么，并且企业确切知道将要交付的产品和服务以及日期。当供应商接受采购订单时，它会在双方之间创建具有法律约束力的合同。因此，您永远不会遇到您不需要的额外小部件，并且供应商受到保护，因为他现在已经获得了订购商品和服务的合法证据。如果您没有创建采购订单，则根本不会有客户的订单。
采购订单看起来像什么？
采购订单看起来很像发票。唯一的区别是，买方创造了它们，而不是卖方。通常，采购订单将包含以下信息：
- 买方的公司信息。
- 送货/结算地址。
- 供应商的公司信息。
- 订单详情 - 产品，数量，价格和交货日期。
- 采购订单日期。
- 订单号。
也可能存在关于订单的特定条件，例如何时应该付款。许多企业创建标准化的采购订单文档，其中填写了通用信息以确保一致性。
什么是采购订单编号？
如果您必须包含采购订单上的一个项目，那就是采购订单编号。采购订单编号是一个唯一的参考编号，使您可以更轻松地将交货与货物到达时进行匹配。使用它们可以加快发票处理速度，因为您可以轻松跟踪特定订单的付款时间。它还可以最大限度地降低错误付款的风险，因为您不会支付没有相应采购订单的发票。
这是一个例子。假设您需要一套新的文件柜。您可以创建一个采购订单，其中包含机柜的尺寸，数量和特定要求，并将其发送给制造商。一旦制造商批准采购订单，它就会在双方之间建立合法合同。制造商将向您发送机柜并发送到期总金额的发票。该发票将参考采购订单编号。因此，当您收到发票时，您可以根据采购订单进行检查，以确保两个文件匹配。如果他们这样做，继续付钱。如果他们不这样做，那么有人会犯一个你需要调查的错误。
如何将采购订单系统集成到您的业务中？
如果您以前从未使用过PO，那么您可能会认为它就像在Microsoft Word或会计软件中设置采购订单模板一样简单。这些选项非常适合创建实际采购订单文档，但在将PO系统集成到您的业务之前，还需要考虑一些其他事项：
谁在做购买？
主采购订单管理员应控制采购订单系统。这将集中您的购买，并清楚地记录您花了多少钱。创建采购订单后，管理员可立即将成本计入公司预算。从本质上讲，您首先要从普通员工手中取出信用卡。
提出申请的过程是什么？
每个采购订单流程都以申请开始。这是员工在需要购买商品或服务时所做的采购订单请求。您需要创建一个标准化的申请模板，然后所有员工都必须使用该模板。许多小型企业允许其员工只是将他们的请求通过电子邮件发送给经理，经理将与管理员联系以分配预算，获得购买批准并提出必要的采购订单。
添加申请系统可确保员工在购买之前必须集中竖起大拇指，这样才能解决问题。很快，您将拥有足够的数据来跟踪员工如何使用耗材和现货采购模式，例如，是否有机会从供应商处购买折扣量？
你将如何记录PO？
管理员可以选择批准，拒绝或标记请购单以供进一步讨论。一旦请购单获得批准，PO管理员必须为订单分配一个PO编号 - 您可以使用任何您喜欢的字母数字代码 - 并将其记录在PO注册表中。维护一个注册表可确保您保持一定的购买总量。您可以在批准之前查看请购单的影响，并在每次提出采购订单时更新预算。它也是审计跟踪的关键部分，确保进货和付款之间不存在差异。
您将如何管理供应商？
当然，您需要让供应商知道您正在转向采购订单系统。这很简单，只需联系您的供应商并告知他们您将在支付货物之前提交采购订单。如何将PO提供给供应商取决于您 - 通常，管理员会将其直接通过电子邮件发送给收件人。
一旦供应商收到您的采购订单，他们应该在准备交付货物之前仔细检查它是否有错误。许多大型供应商习惯于PO支持购买，并且如果您尝试在没有采购订单的情况下购买，则会设置系统以标记您的帐户。
您如何将发票付款与PO登记册进行核对？
如果您维护最新的采购订单登记册，则根据采购订单核对发票或信用卡对帐单并不是特别困难或耗时。您只是想标记任何未使用PO记录的购买。然后，这是一个培训员工将来消除任何多余购买的案例。
您应该自动执行采购订单流程吗？
您可以选择为小企业主投资一些购买软件，而不是手动操作。这些系统可以自动执行您的申请和例行审批，并自动生成采购订单，这使整个事情变得更具挑战性。他们还可以从一个集中在一个位置管理您的采购文档，可以从任何地方访问，这使得在旅途中管理采购订单变得更加容易。某些系统具有其他有用的功能，例如供应商目录，可以使您的员工更轻松，更方便地购买采购订单。
平台的范围很广，网上有很多评论网站可以帮助您缩小选项范围。一如既往地利用演示和免费试用期，因此您有信心在购买之前做出了正确的决定。
