会议手册的目的是吸引代表参加活动，让他们了解会议日程。因此，小册子应包含有关场地，演讲者，旅行安排和其他重要事实的信息。该副本应清晰，信息丰富且具有说服力，鼓励读者保留他们的位置，以便他们可以从个人或专业中受益。来自知名演讲者或高级管理人员的介绍提供了对该活动的有用概述，以及对潜在代表的欢迎。
目标观众
会议组织者将他们的活动定位于特定的小组，因此请了解有关目标受众的更多信息，以确保小册子提供相关的好处。观众可以像教师，汽车行业的高级管理人员或对乡村音乐感兴趣的公众一样多样化。要查找有关受众的信息，请向组织者询问之前活动的受众概况。组织者调查他们的受众，询问人口统计或商业信息，并发布个人资料以向代表，演示者和赞助商展示他们的活动质量。
代表的好处
该手册必须为代表们提供参加的强大好处。商务代表必须能够证明工作时间的合理性，而私人与会者希望知道他们会花钱买自己的钱。确定目标受众的利益。会议可以提供一个独特的机会，通过参加高质量的培训课程，听取世界着名的演讲者，观看最新产品的演示或提高技能。这些好处可能不那么明显，例如有机会与行业中的其他人建立联系，可能着眼于登陆工作或进行销售。
后勤信息
有关会议后勤的全面信息至关重要。根据美国会议研究所的说法，会议代表经常提出的问题包括注册和付款，旅行和餐饮安排，住宿和取消等主题。为方便读者注册活动，请提供完整的注册详细信息。列出参加的费用，包括提前注册的任何折扣。为可能需要其他信息的读者提供联系方式，让代表知道何时会收到欢迎包。
会议日程
列出会议日程，包括每个会议的时间表和详细信息，以帮助代表们计划他们在会议上的时间。让代表们更多地了解会议的形式，包括演讲，圆桌会议，研讨会和展览。演示者的简历可以帮助代表选择他们想要参加的会议，并指出活动的状态或质量。
保持沟通
会议手册只是会前营销计划的一个要素。根据公司的说法，在社交媒体上发布信息和事件新闻有助于在事件越来越近时保持兴趣。例如，有关额外发言人或特殊活动的公告可以在活动中引起轰动，并降低代表退学的风险。
