就业申请为管理人员提供有关雇用候选人的重要信息。如果提出有关雇用工作的人的问题，或者为什么没有雇用任何特定的候选人，它还可以在将来提供有价值的信息。如果对公司提起诉讼，保持良好的就业记录有助于保护雇主。
招聘记录
所有面试笔记和就业申请问题都应包含相关说明，以便于招聘决策。最好是为在公司工作期间为公司工作的个人提供就业申请，以及在就业结束后再增加2年。
征求申请
您应该保留您收到的所有申请，以回应您为职位空缺所做的任何发布或广告。如果在将来的某个时间，一位不成功的申请人声称您在拒绝其申请时具有歧视性，您可能需要提出申请并客观地解释您为什么不考虑她。法律通常要求您将这些申请保留两年。
未经请求的申请
您也可以通过邮件，亲自或通过互联网接收未经请求的申请。这通常是候选人数据的一个非常有用的来源，并且邀请某人在未经请求的申请的基础上进行面试可能会在填补空缺时节省大量的时间和金钱，特别是那些意外的空缺。但是，这样做可以验证未经请求的应用程序是您公司就业的一种途径，所有未经请求的应用程序都会获得您必须保存的法律文件的状态。关于保留未经请求的申请的时间长短，法律不太明确，但人力资源专业人士建议您使用与征求申请相同的2年标准。
保留应用程序
不成功的候选人的申请可以为下一次空缺时填补工作提供一个起点，一般保留申请的主要原因是他们在诉讼辩护中的潜在价值。各种联邦和州法律禁止出于各种原因的招聘歧视，包括年龄，性别，宗教，国籍，不干扰工作表现的残疾，以及婚姻状况等。不成功的求职者有时会声称他们在招聘过程中受到歧视。防止此类指控的最佳方法是制作原始申请和随附材料，以及您在申请时所做的同期备注。如果您遵循最佳招聘和招聘实践，该材料将为您未雇用申请人提供客观理由。
