无论您是与客户，客户还是供应商交谈，在商务环境中，您接听的每个电话都很重要。这些经验是您业务关系的基础，而单一的糟糕体验往往足以永远失去客户。遵循电话礼仪的基本规则，您将确保您的客户每次打电话都有积极的体验。
做好准备
良好的电话联系从准备开始。办公室工作人员应该知道谁负责接听每部电话，接听电话的人应该熟悉电话及其功能。
您还应准备一份标准问候语供全体员工使用。虽然您可能希望为您的问候语添加一些个性，但它仍应包含四个基本要素：问候语，发言人，他们所代表的组织以及询问如何帮助来电者。一个例子是，“你好，这是带有杜博斯服务的基因。今天我能帮你什么？”
乐观
当您接听电话时，请注意您的语调和语速。即使你感觉不是特别积极，也要尽量保持愉快的语气。微笑会有所帮助，即使来电者看不到你。微笑会改变嘴巴的形状，以可以听到的方式改变你的变形和音调。
高效
应立即回答来电，一般是在第二圈。快速接听电话可能会使一些呼叫者感到慌乱，但大多数呼叫者在三或四次响铃后往往会挂机。
在接听电话之前，您应该熟悉电话系统的功能。熟悉如何将呼叫者置于保持状态（不会意外断开呼叫者）以及如何将呼叫转移到另一个分机。
如果您需要留言，请准备好记下笔记。始终询问来电者的姓名以及他们的留言。如果将来需要联系呼叫者，请询问返回电话号码。将消息全部记录下来，并立即将其传递给收件人。
返回呼叫时，响应应在一个工作日内发生，如果可能，应在同一天发生。如果延迟，应联系以解释原因，并估计何时作出回应。
要专业
因为您代表一家企业，所以要特别注意像专业人士那样说话。诸如“什么事？”之类的短语而“一秒钟”适合随意谈话，但不适合专业沟通。同样，你应该避免使用任何类型的俚语。它不仅不专业，而且许多人发现看似无害的条款令人反感。
并且不要试图吃饭并同时接听电话。试着吃一口食物只会让你难以理解。
要有礼貌
在每次通话开始时，接听的人都应该询问来电者的姓名以及他们如何服务。如果呼叫进一步扩展，应注意记住并（如果适用）使用呼叫者的姓名。呼叫者应该正确地感觉到他们正在接受个人关注和服务。
如果您需要转接呼叫或暂停呼叫者，请始终要求获得许可。对于许多来电者来说，从说话到现场人到聆听保持音乐的突然变化是令人烦恼和粗鲁的。没有充分理由，任何来电者都不应该被搁置。使用保持作为避免呼叫者的手段不仅粗鲁，而且可能导致终止。
总是尝试以积极的方式结束通话。通过查看您已经采取并将采取的措施，向呼叫者保证您正在尽最大努力。总是询问是否还有其他任何可以帮助他们的事情，并感谢他们的时间。
