无论您从事的行业或您从事的工作类型如何，您都需要参加商务会议。有些工作场所，特别是办公室的工作场所，每天都会举行几次会议，而其他工作场所每隔几周就会有一次会议。无论如何，重要的是要了解在您的工作场所的会议中讨论哪些类型的主题，如何进行有效的会议以及在会议期间遵循的礼仪规则。如果您负责召开会议，您可能需要为与会者提供破冰船或在会议上记录或记录会议记录。
什么是商务会议？
从本质上讲，商务会议是两个或更多人的聚会，讨论与工作场所有关的想法，目标和目标。商务会议可以在办公室或不同地点亲自进行，甚至可以通过电话和视频会议进行。与员工，经理，高管，客户，潜在客户，供应商和合作伙伴以及与组织相关的任何其他人员举行会议。在大多数情况下，当手头的问题无法通过电话或电子邮件正确传达时，需要召开会议，并且需要与一个或多个人进行面对面的交流。
商务会议的目的通常是做出有关组织的重要决策。无论是决定部门问题，例如如何增加营销预算，还是更大的组织事务，例如在过渡期间有多少人要裁员，会议都有助于清晰地传达想法。在与重要的利益相关者亲自交谈时，更容易有效地获取重要信息，以便做出有关决策。
会议的另一个共同目标包括发布重要公告。这些可以是关于组织变革，运营计划或公司方向的变化。通常，当高级管理人员加入或离开团队或公司庆祝重要里程碑或成功时举行会议。这类会议可以促进员工敬业度和组织和谐。
商务会议还有助于解决冲突和解决复杂问题。冲突在工作场所可能很常见，许多不同的人在团队中共同工作。虽然一些冲突是健康的并且可以促进增长，但它也可能是不受欢迎的并且需要快速解决。举行会议可以帮助不同意的各方达成谅解。涉及多个利益相关者的较大问题更有可能在商业会议中得到解决，因为有关重要人员都在同一个地方并朝着同一目标努力。
审查公司或项目进展也是商务会议的共同目标。在这里，组织跟踪团队在特定项目中的表现，或者公司如何根据计划的收入目标进行整体培训。通过频繁的进度登记会议，组织确保所有相关方都了解重要的可交付成果的状态。
如何举办有效的商务会议
虽然业务会议可以帮助组织做出决策并解决复杂的问题，但如果运行不正常，它们有时会无法有效地利用时间。当人们毫无准备地来到会议时，不注意并且不跟进行动项目，这可以被视为浪费时间。为了确保有效地使用时间，组织者和商务会议的参与者都需要积极参与。如果您正在组织会议，请准备会议议程，准确概述将涵盖的内容。如果有与会者应该准备的项目，请务必给他们足够的时间。有些会议是定期举行的，比如每周的团队接触点。对于这类会议，请为议程创建模板，并每周填写独特的项目。
仔细查看与会者列表，仅邀请关键利益相关者参加会议。如果需要参加会议的人员无法参加，您可能需要重新安排以适应他们。否则，与决策所需的缺失利益相关者进行会议可能会变得无效。
时间很有价值，重要的是要尊重参加会议的人花时间来做这些事情。因此，确保会议按时开始和结束至关重要。在准备议程时，请确定您需要花多少时间在每个项目上花费并按时开会。如果您认为会议偏离正轨，请通过要求人们坚持议程上的主题来统治它。如果出现其他重要问题，请将其列入另一点进一步讨论。
为了确保错过会议中没有重要的项目，请记下笔记，也称为会议记录。您可以在会议期间自己编写或键入它们，也可以指定会议中的其他人为您记笔记。通过这种方式，您将能够专注于讨论。会议结束后，请务必查看备注，添加任何缺失的项目并将其发送给重要的利益相关者。如果将来出现问题，那么对会议中讨论的内容进行书面记录会很有帮助。
商务会议结束后，请务必跟进已决定的任何行动事项。您可能需要向同事发送提醒或与他们联系以确保他们完成任务。如果在截止日期之前没有完成任何未解决的问题，您可能需要与该人进行额外的讨论。
商务会议破冰船
一些商务会议，特别是与会者彼此不了解的商务会议，需要破冰船。有趣的问题或简短的团队建设活动可以帮助缓解紧张局势，让每个人都处于公平的竞争环境中。在会议上打破僵局的最简单方法之一就是提出一个问题，揭示每个人的独特或有趣的怪癖。这些问题的答案有助于人们彼此联系。一些例子包括：
- 如果你是一个动物，你会选择哪一个？为什么？
- 你去过的最有趣的地方在哪里？
- 如果你能遇到任何历史人物，那会是谁？为什么？
破冰者问题不必处理会议主题。它们旨在让人们互相交谈。另一个伟大的会议破冰船让每个与会者讲述两个真相和谎言，其他与会者必须猜测哪个项目是谎言。这是了解会议中人员的好方法。破冰者也可以以团体活动的形式出现。例如，要求会议中的人员在会议中找到与他们有共同点的人，例如宠物或汽车品牌。这迫使人们离开座位并与他们通常不会与之交谈的其他人交谈。
一些破冰活动涉及会议组织者的一些准备工作。其中一项活动包括在小纸片上写下名人的名字，并在每位与会者的背面贴一个名字。在这个游戏中，每个参与者必须询问是否有关于名字在他们背后的人的问题，试图猜测它是谁。
商务会议礼仪
虽然您的组织的文化将告知您应该如何在商务会议上表现，但在某些方面，会议礼仪是普遍适用的。参加会议的最佳方式之一是做好准备。这意味着要知道议程上的内容，并完成准备或研究以配合您负责的项目。例如，如果议程项目涉及讨论您正在处理的营销计划，则务必参加会议并附上计划说明，并准备详细讨论它们。准时到达同样重要。
专注于会议而不是智能手机或笔记本电脑是展示您的专业性的另一种方式，因此请在会议期间关闭手机并关闭笔记本电脑。如果您需要访问笔记本电脑上的任何文件以进行会议，请务必关闭电子邮件，以免被收到的消息分散注意力。请记住，会议需要您的注意，并将其分配到您的手机或笔记本电脑之间，不会导致有效的讨论。
作为一个好的倾听者和积极的参与者是参加商务会议的核心方面。请务必遵循人们的意见，在您不确定某事时提出问题并提供有关您负责的项目的答案或见解。您的肢体语言也是积极参与者的一部分;这意味着坐在椅子上，而不是懒散地坐在椅子上，与你说话的人进行目光接触。
根据您参加的会议类型，您可能希望向会议组织者或您遇到的人发送感谢信。如果您与重要的客户或潜在客户会面，这可能是合适的。您可以感谢他们的时间，并重申您在会议中讨论的一些重要事项，以表达您的热情。
商务会议纪要模板
当你负责记录会议记录时，这似乎是一项压力很大的工作。一些提示可以帮助您记下会议中的所有重要点，而不会遗漏任何内容。理解分钟的目的很重要。会议期间记录的笔记是对那里发生的事情的书面记录。这些注释可以帮助与会者记住所说的内容，或者他们可以为那些无法参加会议的人提供会议细目。因此，重要的是要删除会议期间讨论的所有关键项目，包括所做的决策，计划的任务或后续步骤以及实现的决议。
在参加会议之前，请写出一个简单的模板，您可以在记笔记时填写该模板。获取会议议程的副本并将其用作指南。在议程的顶部，添加一个空间，用于记录所有与会者的姓名。如果缺少关键利益相关者，您还需要注意，以防您以后需要跟进。根据会议类型和要讨论的主题，您可以在分钟模板中添加许多项目：
- 会议日期和时间。
- 下次会议的日期和时间（如果正在安排）。
- 与会者姓名和任何关键缺失利益相关者的姓名。
- 为每个议程项目做出的决定或讨论的选项。
- 每个议程项目的后续步骤。
- 议程项目未在会议上讨论，但将转入下次会议。
- 任何未在原议程中指明的新业务。
- 任务或行动项目及其分配的个人，包括截止日期（如果已指定）。
通过为会议纪要制定模板，您将能够更好地记录重要的要点，并在会议结束后跟进任何必要的业务。
