多年来，归档系统已从包装盒中的文书工作转变为以电子方式存储文件的复杂软件程序。虽然您今天可以选择各种各样的文件，但所有文件系统都有一个共同的目标：有效的记录管理。有了各种文件系统，重要的是要考虑每个文件的特性来选择最合适的文件。最常见的归档系统易于实现，并提供有效的文件管理方法。
字母归档
对于少于5,000条记录，字母文件归档是最常见的归档系统。按字母顺序归档是一种系统，您可以根据字典顺序按个人，企业，机构，代理机构，主题，主题或地理位置的名称排列文件。此系统对客户端或客户名称文件有效。如果提交主题，请使用相对索引。索引是按主题名称的字母顺序排列的列表，用于表示每个主题。引用相对索引以找出要在其下提交记录的主题名称。
数字归档
在设置数字归档系统时，请使用记录中直接的数字或分配的编号按顺序排列文件。大多数系统使用索引来检索文件。数字归档系统由于提交和定位文件的速度增加而提高了生产率。它还提供准确的识别并允许更高的机密性。与字母文件系统不同，它能够进行无限扩展，您可以将其用于5,000多条记录。
Alpha -numeric归档
字母数字归档使用名称和数字的组合。您通常使用此类型的归档系统与主题名称和数字。根据字母划分或主题标题排列文件，然后按编号类别排列。有必要使用字母数字文件的相对索引。索引将列出分配给每个字母分区的数字代码。
无纸文件系统
无纸化文件系统在许多企业和家庭中变得越来越普遍。它解决了对物理存储空间的需求以及丢失或错放信息的问题。无纸化文件系统允许跨多个部门共享访问。虽然共享访问提供对记录的按需访问，但您可以设置用户权限以查看，编辑，创建或删除文件以控制访问。无纸归档系统的类型包括简单的软件程序，文档服务器和文档管理系统。
