尽管在电子通信方面取得了技术进步，但传真机仍然是截至2015年传播文件的重要方法。传真封面页在提醒收件人应该传真的人及其内容方面起着重要作用。
发件人和收件人
传真封面的主要功能之一是识别文档的发件人和收件人。虽然封面是可选的，但缺少基本的联系信息可能会导致传输丢失。如果预期的收件人没有拿起传真，封面页上的“收件人”警报可以帮助文档找到合适的人。此外，识别发件人姓名的传真收件人可能会更快地处理文档。许多公司都有基于模板的传真封面，其页面上已经印有其名称和徽标。
文件细节
典型的传真封面还有一个部分，说明发送传真的原因，或文档机箱上的注释。当发件人担心某人是否会严肃对待传输时，此部分非常有用。例如，如果企业提交了未经请求的投标建议书，则封面页可能会告知收件人阅读材料的好处。有关文件的详细信息也可能会提醒收件人，传真材料会跟进之前的讨论或协议。
日期和页码
传输日期和发送的页数也是封面上的常见元素。两者对于记录保存和准确性都很重要。传真上的日期可以让发件人证实他遇到了特定的截止日期。传真中的页数对于防止不完整的传输非常重要。封面可能会说“5页，包括封面页”。这会警告收件人传输应包含五个页面。如果缺少任何内容，收件人可以向发件人发送不完整的文档。
额外细节
传真封面还用于传达隐私和安全性披露与某些文件。政府机构，金融机构和法律办公室是可能在封面上有保密或隐私声明的组织。该声明提醒收件人外壳的微妙性质，并有助于确保保护机密文件的责任。传真还可以合法地将收件人约束到合同或监管要求。有些公司使用传真传输来发送类似备忘录的文件，并且只在一页上包含摘要或简短信息的封面。
