在客户服务部门工作时，您的客户可以通过各种沟通渠道与您联系，例如亲自，通过电话，信件和电子邮件。无论情况如何，都需要遵循某些协议和指南，以确保适当的响应和客户满意度。您的公司可能有自己的特定协议，但以下指南包含在大多数客户服务通信指南中。
亲自
在与客户面对面交流时，您的态度和行为必须与您组织的价值观相匹配。即使客户对您不负责任的事情提出投诉，您也必须始终保持专业和礼貌。如有疑问，请询问您的经理或主管处理请求，或获取客户的姓名和联系信息，以便在您知道如何履行请求时与他们保持联系。
电话和语音邮件
通过电话，重要的是要及时回答，说清楚并使用友好的语气。问候语是呼叫者听到的第一件事，通常由您的组织决定。如果您可以随意接听电话，请通过说出您的姓名，组织名称并询问该人如何提供帮助来保持问候专业。在结束任何对话之前，请确保您已经回答了所有客户的问题，并询问您是否还有其他问题可以做。如果您不在办公桌旁或无法接听来电，客户将被定向到您的语音信箱。您的问候语应保持最新并更新。经常检查语音邮件并尽快回复邮件。
信件和备忘录
您的客户经常以书面信件和备忘录的形式看到沟通，因为他们拥有比口头沟通更多的权力。书面通信应清晰，信息丰富，及时和准确。一旦他阅读了通信，客户就应该知道对他的期望。确保音调始终彬彬有礼，专业，并在打印和发送通信之前始终检查拼写准确性和语法一致性。
电子邮件和在线表格
有时，您也可以通过电子邮件或在线表格与您的客户沟通。与信件和备忘录类似，通过电子邮件进行的沟通应以专业和礼貌的方式进行，并特别注意词汇，拼写和语法。电子邮件允许更多的灵活性，有时听起来更随意。清晰简单的消息传递是通过电子邮件提供一流客户服务的关键。此外，就像您使用语音邮件一样，电子邮件永远不应该被忽略;始终回应所有客户的疑问。
