记录管理是公司，非营利组织，政府机构，社会机构，医疗，商业，金融，学校，学院和大学以及所有其他类型的实体的必备功能，这些实体产生的信息需要在规定的时间内保存。个别家庭也需要实行良好的记录管理。此外，记录管理是管理或跟踪记录生命周期的系统，有组织，计划和控制的过程。记录可以是有形纸质对象，也可以是数字或电子形式。记录可以保存在数百种其他类型记录中的财务，医疗，信息，正式文档，办公文档，工资单，政府表格和电子邮件中。记录管理处理记录生命周期的三个阶段：创建或接收记录;记录的维护，安全存储，检索或一般使用;处理记录。
创建记录
创建或接收记录是创建记录管理需求的原因。无论是就业申请，发票还是库存控制报告，一旦创建了记录，就必须采用该记录的所有其他操作或管理功能。记录管理过程的一个功能是在创建或接收记录之后确定记录的流程。谁必须查看记录？在每个人都查看或记录了记录（例如记录账户支付）后，记录在哪里？谁负责确保记录的安全存储？所有这些问题都需要很好的沟通答案。
维护记录
维护记录涉及开发存储记录的操作。在存储记录时必须实现许多考虑因素，包括使记录可供需要参考信息或可访问记录的个人性质的人检索。使记录可用的另一方面是表示谁无法访问记录。当记录超出其存储时，良好的记录管理至关重要的是要有一个系统来确定谁有记录，他们有记录的位置以及他们何时打算返回记录。确保记录的正确返回也是记录管理系统的重要部分。安全存储记录可以包括将每个记录的数字副本存储在另一个办公室或银行的保险箱中。记录应存放在干燥，凉爽的地方，以防止损坏纸张或电子副本。档案流程是记录管理维护阶段的一部分。确定记录何时符合归档条件是记录管理的一部分。选择存档记录的位置以及记录存档的时间也是此功能的一部分。某些记录（如历史记录）可能会保留一生，有时甚至超出公司记录。对于城市，州和乡镇，历史记录可能必须无限期地存储。
处置记录
在适当的时间框架内处置记录至关重要。处理大多数记录应通过粉碎完成。处置的考虑因素包括确定记录的存储时间。保存记录的时间范围取决于记录的性质。一些记录存储由政府法规（如税务记录）决定，一些由银行管理，另一些由法律指南（如公司文件）决定。它还包括确定如何处理记录，例如通过在公司内部粉碎或雇用外部公司来粉碎和开发处理跟踪系统也是有帮助的。列出哪些记录按类别处理，处置方式以及哪些地方有利于长期记录管理。此外，实施记录处理的签核机制可以帮助确保每个需要知道的人在任何记录被销毁之前都知道。
记录管理的其他注意事项
适应记录管理系统的其他几个选项包括记录和传达与所有记录管理相关的策略和程序，为记录管理的每个阶段开发和实施控制机制和程序，并使记录管理系统简单易用，易于沟通和简单管理。
学习记录管理资源
有数百种资源可用于学习有效的记录管理。技术学校，大专院校，在线培训和参考书籍在当地书店或大学书店比比皆是，可以帮助建立一个有效的，守法的记录管理系统。还要经常查阅有关记录管理特定规则的当地，州和联邦法规。
