即使在电子邮件和短信的时代，硬拷贝的商业信函也占有一席之地。从数字模式转换到硬拷贝模式可能是一个挑战：电子邮件听起来很随意，但书面信函需要一定程度的尊严和等级。不要担心尝试原创 - 你更安全地坚持经过验证的格式和商务沟通礼仪的规则。
坚持要点
无论您是回复批评还是要求提供简历，您的来信都应保持不变。永远不要超越一页，永远不要无礼。如果有人给你写了一封投诉信，在你回信时保持礼貌和冷静。如果原来的信是关于商业机会的，请说谢谢。永远不要暗示通过回写你已经解决了所有问题 - 抱怨者应该完全满意，你知道你得到了这份工作。那是你的通讯员决定的。
格式和字体
商业信函的标准格式是单行间隔，段落之间有一个空格，所有内容都适用于左边距。在21世纪，离开块标准是可以接受的，例如通过缩进段落。 Times New Roman，点大小为12，几乎总是可接受的，可读的字体。如果你的公司有任何偏好 - 例如，它赞成缩进的段落 - 以这种方式格式化。
什么是最重要的
标准布局从您的公司地址开始。如果你在信笺文具上写字，你可以跳过它。地址下方是日期，然后是收件人的姓名，业务和地址。略过一行，然后将收件人称为“亲爱的女士”或“先生”除非他有“博士”这样的头衔除非首字母写作者这样做，否则不要使用名字。
低端
用“真诚”结束信件，接着是您的签名，然后是您输入的姓名。如果您发送带有该信件的任何内容，例如表格，费用估算或简历，请在您的名下写下“附件”，然后填写附件清单。如果您要在单独的信件中发送内容，请添加一个注释，例如“在单独的封面下：财务报表”。 “cc”后跟一个名称列表告诉收件人您已将副本发送给其他人。
