让您的主管，同事和下属了解情况对于顺利运营办公室至关重要。虽然许多日常信息是通过电子邮件或电话交换的，但有时需要写一份办公室备忘录，以纪念已经发生的讨论和行动（包括员工评估）和/或给出对于即将发生的变化，每个人都“抬头”。以下是收集您的想法并撰写有效备忘录所需了解的内容。
确定要编写的备忘录的用途。试着用一个简短的句子来概括它。示例：新员工的定位;处理差旅索赔的新程序;假日便饭。这句话将构成收件人正下方备忘录顶部的“主题”行。
确定备忘录将要去的个人。如果只有少数人，备忘录将通过名称，职称和部门来识别它们。但是，如果它是一个大型团体，他们将被一个集体头衔识别。示例：所有员工;第4分部经理;文书支持人员。此信息将放在备忘录的“收件人”行中。
在“发件人”行中标识您自己和您的标题。即使每个人都认为你是“鲍勃”，你也应该用你的名字和姓氏来表明自己。
在构建备忘录内容时遵循“3规则”;具体来说，告诉读者你要告诉他们什么，告诉他们它是什么，并通过重复你刚刚告诉他们的内容来完成。例如，也许你的备忘录是关于提醒你的员工，节日季节的分心让盗贼偷走像钱包和个人物品一样的热门时间。第一段将告知他们需要谨慎。第二段将提供关于锁定桌子和门的提示，并更加了解访客。第三段建议采取行动，如果他们发现可疑行为或是办公室盗窃的受害者。
对于提供程序内容或任何类型的核对表的备忘录，请使用项目符号。这些比将其嵌入叙述段落更容易理解和理解。
请遵守页面左侧和右侧以及页面底部1英寸边距的规则。页面顶部可能是某种形式的信头或模板，将您的上边距降低几英寸。如果您没有信头，您可以自己创建一个漂亮的文档，将“MEMO”一词置于页面顶部向下2或3英寸的粗体中心。 “To：”，“From：”和“Subject：”将在左边缘输入。备忘录的正文是单行间隔的。
使用12磅。容易让收件人阅读的字体。 Times New Roman和Courier是标准的; Bookman和Palatino也是可以接受的。
在打印之前彻底校对您的内容。
根据需要复印多份副本并将其分发给收件人。
提示
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只要有可能，请将备忘录保存到一页。办公室里的每个人都必须这样做，任何进入多个页面的备忘录都可能留待以后阅读，并最终进入堆栈底部。如果内容是紧急的，或者是即将召开的会议，他们需要在日历上进行，请确保在主题行中突出显示，以便读者不会错过。
警告
如果您的备忘录的内容是否定的或者可能是在令人不安的时刻写下来的，请将其搁置几个小时或直到第二天再次阅读。
