让合适的人出现在您的商务会议中可以决定事件的成败。当您制作引人注目且专业的邀请时，您会让受邀者了解会议的重要性，会议的必要性以及对他们的好处。
如果您要发送个人信件，请个性化邀请。如果您要邮寄预印卡，请使用公司信头或您的徽标。对于电子邮件邀请，请显示您的徽标和网站链接。通过姓名向每个人发送信件，并且通信来自一位高级公司官员，并附有签名。
带着引人注目的开头句，带来解释正在发生的事情，以及为什么邀请这个人参加。例如，“您的行业专业知识使您成为我们新指导委员会的理想候选人。我想邀请您参加我们商界的推动者和振奋者会，并在午餐和演讲中与他们交流。“
提及会议的排他性，待讨论的主题或当天的预期结果。例如，“我们邀请了十几位当地顶级首席执行官参加这次圆桌讨论。我们的目标是集体讨论有利于商业的建议，以便明年向州立法机构提出有关我们州企业家的独特需求的建议。我们希望能听到你的声音。“
请注意可能吸引繁忙专业人士的嘉宾演讲，用餐或交流机会。例如，“我们会听到当地候选人竞选公职，并提供问答时间。我们还将提供一个供应早午餐和咖啡吧。“
在您的信件的突出显示或粗体部分中包含会议的所有相关详细信息，这些部分是受邀者的突出部分。日期，时间和地点等重要信息可能会丢失在信件正文中。将所有内容放在一个部分中以便于参考。
在特定日期之前申请RSVP，以便您可以进行相应的计划。邀请受邀者通过电子邮件，公司网站，预印卡或电话等多种方式确认出席情况。
提示
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在安排日期和时间之前，请检查社区和本地业务日历中是否存在冲突事件。您不想参加商会活动，扶轮社活动或大型会议或贸易展。
请至少提前一个月发出邀请，并在两周后发出提醒通知，以便与会者有时间将您添加到他们的日程安排中。如果是人们需要计划旅行和住宿的重要会议或会议，请尽可能至少提前六个月通知。
