了解您的受众是写信介绍您的公司或组织的关键。您的意图是撰写有效的商业沟通的另一个重要事实，该沟通向您的读者传达您组织的目的和结构。介绍信的目的包括宣布贵公司在社区地图上的到来，以及要求捐助者和志愿者提供财务和实物支持的慈善组织。
征集您公司的最高级别执行官以及熟悉营销概念的人员或负责营销组织的工作人员，以创建介绍信。您公司的主管或创始人可以洞察公司的目的及其成立的原因，您的营销大师可以阐明如何吸引公司的客户群。
为您的介绍信投票选出最佳格式。如果您的组织拥有强大的社交媒体网络以及更喜欢传统沟通的客户群，请草拟两个版本的介绍信。创建一个病毒式的消息，另一个更适合硬拷贝传播的消息。
考虑到受众，构建您的第一段。呼吁慈善家们开设“每年ABC基金会帮助数千名流离失所的女性重建生活”。然而，未来的企业主将会从介绍中了解企业倾向，这可以解释该组织谦逊的开端，例如，“XYZ公司开始在史蒂夫威尔逊的车库中作为业余爱好，而普通美国人可以负担得起家用电脑。”使用第一段的其余部分来描述您的组织的起源或基础。
起草介绍信的第二段，说明您的公司或组织的作用 - 如果您培训未充分就业或失业的工人，请描述您提供的职业培训类型。同样，如果您向全球市场销售产品，请通过将产品分销给全球客户来描述贵公司所影响的许多国家。
在第三段中创建组织结构的图片。避免简单地引用组织结构图 - 您的介绍信不应该有附件。描述执行领导团队以及团队中每个成员如何参与制定公司战略。告诉读者您公司的部门职能以及部门如何互动。承认你的人力资本;解释您的员工的资质和专业知识以及他们如何为组织的成功做出贡献。 “XYZ公司的员工拥有75年的计算机网络和软件开发专业知识”，这是承认员工专业知识的一个例子。
通过重述介绍的目的，在第四段中结束您的来信。如果您是商业社区的新用户，请邀请客户甚至其他商家到您的商店停留或访问您的网站。对于要求捐赠的介绍信，重申您的组织的目的，过去的成功并要求捐赠。让读者参与进一步了解您的公司和组织。
为贵公司最高级别的执行或组织领导准备一条签名行。如果可行，请为个人和原始签名准备信件的副本 - 它们为商务沟通增添了温暖的个人风格。
