移交报告是一个外出的员工用来告知新员工过去工作的基本工具，以及确保员工无缝过渡的必要条件。这种类型的报告可以以多种不同的方式使用。它可以包括简单换班或永久替换员工的信息。报告应包括接管您的人员需要知道的所有重要信息，以确保您离开职位后不会出现不必要和无法预料的问题。
准备员工移交报告
在开始构建切换注释之前，请列出传入的员工需要知道的所有信息。考虑您每天的工作，以及您每周，每月或每年所做的事情。包括除基本职责和职责以外的信息，例如重要联系人，协议，指令链，密码，密钥，重要日期，培训计划和任何其他工作特定信息。
考虑截止日期和优先事项
如果您认为列表已完成，请按优先级，频率，信息类型和顺序开始打破列表。列出当前项目，他们开始的日期或时间，他们应该如何进展以及他们预期的完成日期或时间。即将到来的员工需要知道在移交后他们需要优先处理哪些任务。
从关键目标开始
首先写下这个职位的目标摘要 - 你的和公司的 - 以便你的替代者知道他们应该从哪里开始。以下内容取决于报告的目的。例如，对于班次变更移交报告，您将从轮班开始时开始，需要在下一次完成。另外，请注意已完成的任务，因此传入的班次不会与您所做的相同。对于新的永久性员工，请列出您当前正在处理的短期和长期项目的列表，以及您过去完成的重要项目。包括新人需要知道的所有日期和截止日期。
添加提示和资源
包含成功完成手头任务的提示也很有帮助。例如，除了概述与手头工作相关的人员的联系信息外，您还可以为作业特定文档和项目的位置制作详细的目录以供更换。如果可能，包括提高生产率和工作绩效的方法。这将使您的替换工具能够在不中断流程的情况下继续您的工作，并增加成功结果的可能性。
使用模板
要简化制作员工移交报告的过程，请使用办公室计算机程序创建报告。使用现有的移交报告模板或根据作业特定的项目创建自己的模板 - 在搜索引擎中输入“移交报告模板”应返回大量示例。并且不要忘记在离开您的职位之前校对移交报告，以确保新员工可以获得所有相关信息。
