商业备忘录或备忘录是向同事和工作人员通报即将举行的会议的最简单方法之一。有效的会议通知将以清晰，简洁和专业的方式提供基本会议信息。
相关信息
- 遵循一般的四点格式 标题，应包括 至, 从, 日期 和 学科 在工作人员会议通告中_._“收件人”字段应包括受邀参加会议的所有人。 “从”将列出您的姓名和职位。通知发布当天的日期。在“主题”字段中写下备忘录的内容，例如“2019年8月15日的经理会议”。
- 说明会议的目的 在开头段落中以及所有基本相关信息，包括时间和地点。例如，“会议的目的是讨论修订后的员工激励计划。会议将于下午3点开始。在主会议室，持续一个小时。所有经理和主管都必须参加。“
- 提供所涵盖内容的摘要 在备忘录正文的会议期间。如果可能，请保持信息简短;留下要在实际会议上讨论的细节。例如，“由于您的反馈，公司将在2019年9月1日推出修订后的员工激励计划。新计划将奖励销售团队，而不仅仅是个人满足其月度和季度目标。我们认识到团队合作的销售人员的利益，并希望通过财务激励来促进这一趋势。“
提示
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通知中的所有信息都应与会议相关。避免包含与任何公司相关问题相关的信息，这些信息将不会在会议上讨论。
在会议之前
- 如果他们需要准备通知通知收件人 在出席会议之前以任何方式或阅读材料。一个例子可能是：“您将在每天结束时通过电子邮件发送修订后的激励计划格式和政策。请提前查看文件，以便您准备讨论内容，并在需要的地方要求澄清。“
- 在分发会议议程时告诉被邀请者。 例如：“我将在会议开始前至少24小时通过电子邮件分发议程。请在收到后审查议程。”
- 如果受邀者无法参加会议，请他们立即通知您，因此您可以安排时间与他们一起查看信息。即使您发送强制性会议备忘录，一些员工或被邀请者可能会在工作相关的旅行中度假或外出。
提示
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如果您愿意提前回答有关会议主题的问题，或者是否应在实际会议上解决所有说明，请受邀者知道。如果您提前提出问题，请提供联系电话号码或电子邮件地址。
