技术彻底改变了办公室输出流程，将复印机变成了巨大的可联网打印机。正如任何便利提供滥用的前景一样，复印机的高质量产出可以促进盗用知识产权。当您考虑这些机器可以为您的学校或企业提供什么时，他们的积极因素可能超过他们的劣势，但他们的负面因素应该促使您仔细计划其实施和使用。
文件复制
除小批量多功能打印机外，复印机依赖的墨粉与您为激光打印机购买的墨粉相似。您在设备上花费越多，其分辨率就越高，直到产生输出的设备几乎与原始文档无法区分。全彩色或单色 - 仅黑色 - 这些机器可以在短时间内泵出大量的副本。他们复制源材料的轻松和忠实可以引起对信息安全，数据窃取，版权侵权和假冒的担忧。在商业环境，医疗或法律办公室，或涉及专有或机密数据的任何情况下，复印机可能对法律或习惯规定的信息控制构成威胁。
功能便利
早期的复印机缺少自动文档进纸器，无法整理多核运行。现代设备将复制文件的行为转变为随意的行为。与家庭或办公室计算机联网，其中一台机器可以替换多台桌面打印机，其技术可自动生成双面复印件，整理和装订多页文档，经常重印的表格可立即复制，桌面传真或复印机玻璃和电子邮件它的输出。这种便利可以加快和简化办公室操作，但复印机控制的复杂性可能会促使用户选择错误的选项，浪费纸张和耗材的外部输出。
运营成本
由于大多数复印机的操作类似于激光打印机，因此它们将塑料和着色剂的粉末混合物熔合在纸张表面上。这种融合过程依赖于热量，这会促使人们对电力产生兴趣，从而推高办公室的公用事业成本。复印机还需要耗材，包括可能比激光打印机的同等耗材更高的墨粉。这些高产量墨盒可能比同类台式打印机耗材使用寿命更长，但性能价格更高。特别是在大批量操作中，复印机还需要定期服务以保持其输出性能。服务合同可以涵盖供应和维护，但它会为您的底线增加另一个固定成本。
数据保留
存储用于即时调用和输出的文档信息以及传真和电子邮件复制内容的复印机使用内部硬盘驱动器来保留页面扫描以进行短期或长期检索。该数据存储为办公功能提供了便利，但它可能使敏感信息受到意外或故意滥用的风险。与任何硬盘驱动器一样，复印机中的存储机制可能会在您从中删除信息和文档后产生机密，并且在您销售或停用系统时需要应用于计算机硬盘驱动器的相同类型的安全规定。
