当您租赁而不是拥有自己的房产时，您承诺向房东支付租金，维护费和其他费用。您每月或每季度支付的现金称为租金费用。这笔钱在租金相关的月份记录在您的损益表中。预付租金是您在到期日之前支付的租金。它代表未来福利的预付款，因此您将其记录为公司的资产。
什么是预付租金？
当企业租赁办公室，零售商店或工厂建筑物等物业时，租金通常在租金支付所涵盖的月份或季度提前到期。例如，6月的租金可能会在5月31日或6月1日到期。许多企业通过支票支付租金。这意味着他们必须在截止日期前几天组织并收到邮件支票。否则，房东可能无法按时收到租金检查，并且业务可能会受到严重的商业后果影响，例如利息，滞纳金和可能的驱逐通知。
预付租金只是与租赁期相关的租金。如果你在5月写了一张支付6月租金的支票，你已经预付了租金。有些企业可能会每月预付几天的租金，以确保租金支票准时到达。其他人选择出于商业原因预先支付几个月的租金，例如，获得租金折扣或仅仅是为了确保支付租金。无论您的原因是什么，如果您在租金到期前打开支票簿，您都要预付租金。
什么是租金费用？
租金费用是与报告期内租赁房产相关的所有费用。它显然包括您每月或每季度支付的租金，但它还包括使用房产所需的任何其他费用。例如，您可能需要支付额外的现金来支付保险，维护，建筑物公共区域的维修和安全等事宜。
租金费用是固定成本，而不是可变成本，这意味着无论您生产多少产品，您都必须每月或每季度支付。即使您关闭了一个月的运营，您仍然需要支付租金和其他租赁承诺。因此，租金支出可能会对公司的营业收入造成重大损失。
预付租金和租金费用之间有什么区别？
通俗地说，差异很简单：租金费用是您根据租赁协议必须支付的金额，预付租金是您在到期日之前支付的任何租金费用。在会计方面，事情变得复杂一些。
租金费用一般属于销售，一般和行政费用的类别，并列入损益表。其他SG&A项目包括薪水，办公用品，保险和诉讼等各种费用。租金费用分类为SG&A，因为企业使用其房地产经营和赚钱。
制造公司可能会略微区别对待他们的租金开支这些公司将租金费用作为工厂间接费用的一部分更为常见。那是因为工厂的租金与生产有关 - 没有工厂，就没有产品。与办公空间等生产无关的租金由SG&A收取。但是，在一天结束时，租金费用出现在哪个类别并不重要 - 底线效应是相同的。
什么是底线效应？每当您累积租金费用时，您都会将现金账户记入贷方并借记租金费用/ SG&A账户。在损益表中，SG&A费用列在收入下，并与其他费用出现在同一区块，例如折旧和销售成本。总收入减去销售成本会产生您的毛利。毛利润减去营业费用 - SG&A - 等于营业收入。在会计师扣除税收等事项后，营业收入是衡量您的收入最终会变成多少利润的指标。因此，您的租金费用越高，营业收入就越低。租金费用直接影响公司金库中的现金金额。
要了解预付租金如何适用于此分析，您需要知道租金费用条目将列出在损益表中指定的时间间隔内占用空间的成本 - 即使在该期间内未支付租金。因此，如果ABC公司正在准备其6月份的损益表，而6月份的租金将达到5,000美元，那么ABC将记录5,000美元的租金费用。无论是在6月还是在5月支付租金，公司都会进行相同的登记。
为了应对这种时间异常，公司必须记录尚未消费的预付租金。它在资产负债表的当前资产部分执行此操作。回到上面的例子，如果ABC在5月支付了租金，它会将$ 5,000预付款记录为当前资产，直到实际发生成本为止。出于会计目的，预付租金是公司尚未享受的福利，但将来会在某些时候享受。这是公司的一项资产。
为什么企业使用预付租金
由于商业需要，企业大多使用预付租金。商业租赁的基本条款之一涉及租金到期日。通常，年租金在租赁规定的任何日期或在四个相等的付款中按12等额付款。如果每季度支付租金，则租约将指定四个租金支付日期，例如1月1日，4月1日，7月1日和10月1日。这些日期没有任何魔力 - 它们刚刚按照惯例出现。
然而，您会发现，您将被要求提前一个月或三个月支付租金，从而产生预付租金的情况。银行和抵押贷款机构通常坚持要求房东在抵押付款到期之前支付租金;抵押贷款支付的可能性更大。所以，你很难找到一个让你支付拖欠租金的房东。
在某些情况下，您可以选择提前支付多个租金。例如，当竞争激烈时，您可以提前支付一年的租金以确保特定房产的安全。或者，您可能会同意提前支付几个月的租金以换取其他一些甜味剂，例如租金折扣10％。每个企业都有自己的商业驱动程序，可以将现金信封放在桌面上。
您不能使用预付租金的一件事是获得额外的税收减免。一般而言，企业将在支付营业费用的同一年申请扣除。因此，如果您在2018年支付了2,000美元的保险费，您将在2018年申请扣除。现在，假设您有一份多年保险合同，每年的费用为2,000美元。如果您愿意，您可以同时支付2018年和2019年的保费，并在2018年扣除4,000美元的保费。这可能是有利的，具体取决于您的税务情况。可悲的是，预付租金是您支付规则时扣除的例外情况。如果您在六月支付50,000美元的租金，那么您只能在12月31日扣除7个月的租金。
租金费用示例
商业租赁的一个重要特征是租金在租赁期内很少保持一致。大多数企业签订的租约期限为五年或十年，并规定租金每年都会增加，无论是按固定百分比增长还是与通货膨胀一致。而不是考虑到波动的租金支付，通常将公司的租金费用列为每月一致的金额。这被称为直线会计方法。
例如，假设XYZ公司在1月1日开始签订为期一年的租约。前六个月租金为每月2,000美元。之后，租金为每月2,500美元。使用直线法，XYZ将平均支付整个租期的租金。在这个例子中，租金为6个月，为2,000美元，6个月为2,500美元，或总计27,000美元。将此金额除以12个月的租期，每月平均支付2,250美元。公司在月度损益表中记录此租金费用。
当然，租金费用数字与现实不符。在前六个月，XYZ每月支付的费用低于记录的租金费用250美元。在接下来的六个月里，它还要支付250美元。为了调和这些差异，公司需要使用递延租金支出帐户。
很简单，XYZ公司将从1月到6月每月向延期租金支出账户增加250美元，然后从7月到12月从递延租金支出账户中扣除250美元。 12月，该帐户将显示余额为零。使用递延租金支出帐户可确保XYZ公司根据直线规则记录租金费用，同时捕获在损益表中支付的实际租赁现金。
预付租金会计
预付租金显示为公司资产负债表中的流动资产。每次公司提前支付租金时，必须从流动资产账户中扣除预付租金金额，然后同时向现金账户输入信用额度。因此，如果XYZ公司提前支付了27,000美元的全年租金，它将以27,000美元和27,000美元的信用现金借记现有的预付资产。
然后，XYZ公司必须进行调整，以说明每个月用完的预付租金部分。它通过将预付费用转移到公司用完租金期间的损益表来实现。因此，在12个月租约的每个月的某个时间，它将识别（借记）2,250美元的租金费用，并将预付资产减去（贷记）相同的金额。这最终将预付费用于费用。
总之，在处理租金预付款时，将预付租金作为资产存储在资产负债表中，直至消费租金的月份。然后，你将收取费用。如果您忘记将预付款转入租金相关月份的租金支出帐户，您的财务报表将过度报告资产并低估报告费用。必须跟踪当前资产帐户的预付租金部分，并在每个月末关闭帐簿之前更新列表。
