一旦确定了负债的类型和来源，在资产负债表上记录负债是一项简单的任务。公司的总分类账记录了涉及到期债务和服务的交易记录。负债通常记录在“应付账款”账户或未实现收入之下。它们通常具有贷方余额，除非它们被视为对冲责任。这种类型的责任具有借方余额，因为它可以折扣或减少欠款。资产负债表中有一个当前和长期负债部分。任何在一年内到期的责任被视为当前责任。
确定发生的会计事务类型以及可能影响的帐户分类。例如，接收下个月航空公司预订1,000美元付款的航空公司将记录两笔相应的交易。航空公司收到资产（例如现金），但由于尚未执行实际服务（例如航空运输），因此还会产生1,000美元的未实现收入负债。在这个例子中，您的责任是1000美元。
区分责任是否应归类为当前或长期。请记住，在交易的一年内要支付或获得的任何责任被视为当前。以航空公司未实现收入为例，众所周知，预订将在下个月完成。由于这显然是在一年的时间范围内，因此1,000美元的未实现收入被视为当前的负债。如果收到的1,000美元中的任何部分超过一年的时间，则该未实现的收入将被归类为长期负债。
首先在资产负债表中披露负债部分下的流动负债。请注意，大多数组织更愿意在顶部列出应付票据和应付账款。然后，其他帐户分类通常按其数量的顺序列出，从高到低。假设该航空公司仅累计价值1,000美元的未实现收入且全部归类为当前，则资产负债表将反映流动负债下1,000美元未实现收入的类别。
在资产负债表中添加每个负债部分以反映总额。例如，如果您列出了四种类别的流动负债及其单独的金额，您可以在下面插入一个标记为“总流动负债”的类别。将总美元金额放在列出的其他单个金额的右侧。就航空公司而言，假设他们有超过30,000美元的应付票据和100,000美元的应付账款，高于1,000美元的未实现收入。记录131,000美元作为您的总流动负债。
将所有资产负债表的部分添加到一起。将此金额记录在表格底部的“总负债”下。
提示
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如果它们需要购买设备并产生类似于贷款支付的应付债务，则在资产负债表上记录租赁负债。
将当前十二个月欠长期贷款和其他长期债务的原则记录为流动负债。
或有负债，例如因未决诉讼而欠下的款项，只有在可能需要付款的情况下才应记录在资产负债表上。
