应付账款文件控制程序

文件控制程序对于处理应付帐款发票至关重要。它们将有助于确保您将所有应付帐款发票正确记录到会计总帐中，并及时处理发票的付款。处理应付账款的书面程序有助于减轻处理过程中的错误，并避免因未能及时汇款而导致的延迟收费。

日期标记发票

负责打开每日邮件的人员应在当天收到的每张应付帐款发票上加盖日期。日期戳可让您跟踪在公司支付发票所需的时间。发票上的发票日期应记录发票发行日期与收到日期之间的任何重大时间差异。发票后几周寄出的发票可能需要快速通过应付账款流程，以避免延迟收费。

负责创建或管理费用的员工会在发票上写入相应总帐帐户的代码，并将发票与该费用帐户的剩余预算进行比较。如果处理发票后总帐帐户将超过预算金额，则员工应在发票中包含超额的说明。

经理负责审查和批准属于其控制范围内的所有应付账款发票。经理检查发票上的编码是否准确，以及对预算超额的任何解释是否彻底。然后，经理会对发票进行首字母和约会，以便会计师知道经理已经批准了付款发票。

会计师审核发票，以确保发票中包含适当的批准和解释。会计师还会仔细检查发票上的编码，并对任何看似错误的编码提出质疑。一旦会计师对发票的批准和编码感到满意，他就会准备一张付款支票。

业务检查应包括两个检查存根：发行方的检查存根和收件人的检查存根。如果供应商分配了发票日期，则支票存根应包括发票日期，发票号和业务帐号。如果需要，发行方支票存根可以包括总分类帐编码。为您自己的记录制作发票副本，并将发行人检查存根装订到发票顶部。提交发票副本以支持审计或会计研究的费用。