商业中的大多数人经常将文档作为电子邮件附件提交。但是，最好为邮寄邮件创建一个很好的文件夹。您出于商业目的编写任何文档的目的是包含对方需要的专业语言信息。这并不意味着语言应该是高级的或模糊的。如果阅读文档的人可能无法完全理解，请考虑创建一个单独的项目符号信息页来解释主文档。
收集文档所需的所有信息。在文档中以其他人可以轻松阅读的字体大小提供明确的信息。尝试使用字体大小和打印样式来创建良好的视觉效果。在发送文档之前，请让您信任的人查看该文档。
放置将收到文件的个人的姓名，职务和部门。包括文档的作者姓名，电子邮件地址和电话联系号码。在封面页的右上角键入此类信息，或将此信息置于底部。
写一份执行摘要，说明文件提供的信息。例如，声明该文档是对签约作业的出价。将执行摘要限制在半页或更少。写下这一部分，好像读者不知道文件中提供的任何信息。摘要应提供接收文档的人可能需要与他人共享的信息。
首先从最重要的信息开始，提供有关您希望讨论的项目的信息。吸引读者的兴趣，并尝试通过每个段落。商业文件往往变得无聊，过多的措辞。创建子标题以更有趣的方式呈现信息。
用你的文字画一幅画。通过使用描述需要发生的语言，帮助读者可视化您尝试制作的要点。
警告
撰写关于读者教育水平的任何商业文件。如果您计划聘请一家挖掘公司从建筑工地运输污垢，请使用公司在日常运营中使用的语言，而不是科学描述。
