您告知客户您将不再为他服务的方式可能会影响您的业务声誉。客户可以在互联网上轻松表达您对您和您公司的意见，因此即使他一直粗鲁或要求严格，您也必须传达您的信息，而不是无礼。给客户写一封信是打破新闻的最佳方式，因为它让你有时间思考该说些什么，从而使客户免于尴尬的公共场景。
在写给客户的信中写下，截至今天的日期，您的公司将无法再为他服务。使用简单，清晰，坚定的语言，以便客户理解此决定是最终决定，并且不适合谈判，争论或辩护。
通过关注情境中的积极因素而不是消极因素来解决你做出这个决定的原因。使用一般原因而不是详细说明。例如，如果您让客户离开是因为他对您的员工进行了口头辱骂，请不要写下他是粗鲁的。相反，要说你的公司无法满足他的需求，并且他会更好地为另一家公司服务。实际上，客户的“需求”涉及他一贯强硬的态度，但是你让他认为你已经以他的最佳利益为出发点做出了这个决定。
作为替代方案，请使用更具体的业务原因。例如，您可以告诉客户您的客户群增长如此之快，以至于您无法再向所有客户提供优质服务，因此您必须放手。如果你需要放弃一个占用太多时间的苛刻客户，说你无法满足他的时间需要满足他的期望。
提供一些指导或至少是最好的祝福。例如，您可以向客户推荐另一家为您提供类似服务的本地企业。如果您因为小企业无法满足需求而削减客户，这一点尤为有效。如果您愿意帮助他们找到替代品，客户将会更加了解。但是，如果因为态度不好而让顾客离开，请不要将他介绍给竞争对手，因为他们也不应该与他打交道。在这样的情况下，只需通过说“我祝你最好”之类的话来结束你的来信。
