在会议中记录动议是管理任何组织过程的重要组成部分。这项任务可能很乏味，但至关重要。会议秘书应该认识到记录所说的所有内容并不重要，只记录在会议上所做或决定的内容。动作尤其重要，因为它们为以后的行动提供了坚实的基础，甚至参加会议的人也可能需要回去查阅会议记录，以便记住他们同意做的事情。
记录与会议相关的基本数据，尤其是与会者的日期和姓名。请注意任何缺席的人以及代表投票权的任何人代表那些缺席委员会成员的人。
记录委员会遵循的标准程序，其中可能包括确认上次会议记录，开启消息（发送消息的人员，而不是消息内容）等要素。另请注意这是一次定期会议，还是为特殊会议召开的特别会议，如紧急预算会议。
通过将“MOTION”一词置于大写字母或加下划线，然后是提出动议的人的姓名（例如，“上校Mustard的动作”）来突出显示动作的开头。
按照说明准确记录运动。动议可以用斜体字表示。如果在投票前就议案的准确措辞进行讨论，请不要记录辩论，只提出议案最终版本的确切语言（例如，“Mustard上校的动议：委员会决定正式谴责Plum教授用烛台威胁格林先生。“）
记录投票结果。委员会可以选择记录委员会中的每个人如何投票（是，不，弃权），没有个人决定的数字（通过5到3），或只是结果（通过）。
