当您需要更新培训手册，业务流程或手册时，完美的车辆是一份培训备忘录。备忘录格式允许您定位收件人并包括及时的后续信息，并且在已将新的法律考虑因素或必需步骤添加到现有流程的情况下尤其有用。通过几个简单的步骤，您可以确保您的备忘录清晰简洁地传达您的想法，同时避免常见的陷阱。
确定您的受众群体。这将有助于您为备忘录包含最相关的信息。例如，如果您正在编写解释如何在三楼使用新复印机，请不要将备忘录发送给建筑物中的每位员工。或者，如果新法律将影响律师事务所的宣誓效果，则无需包括维护团队。
介绍你的主题。前几行应该让读者知道为什么这份备忘录对他们很重要。让他们知道旧流程是什么，或者此更新适用于哪个当前流程，以及更新的原因。
概述新步骤或要求。仅使用一个级别的标题，并使您的解释简明扼要。包括更新的信息以及不再遵循或执行的任何先前步骤或过程。
包括时间线。显然，让您的观众了解新政策何时生效。如果是立即更改，请清楚说明先前程序是否有任何宽限期或过渡程序。例如，如果有一个新表格请求请假，让员工知道已经处理的请求会发生什么。
关闭后续步骤。在备忘录的最后，让您的听众知道如果他们的问题在您的文档中没有得到解答，他们应该怎么做。这可能包括指向其他文档的链接或可以调用的联系号码。如果您的培训备忘录是一系列更新的一部分，请说明下一次更新何时准备就绪。
提示
-
将备忘录限制为一个主要主题。使用第二个人（您）直接与您的听众交谈。
