当您在海外开展业务时，不仅要了解各国之间的文化差异，还要相应地调整自己对这些差异的反应。在向主要语言不是英语的日本公司或商业潜在客户撰写电子邮件时尤其如此，因为即使是简单的失礼也会因语言障碍而变得更加复杂。通过在商业环境中观察适当的日本电子邮件礼仪，您可以证明您愿意了解日本文化，并通过扩展 - 您对公司需求的适应性。
名称
在收件人的姓名之后附加尊敬的“-san”是常见的礼貌，类似于在美国以Mister或Miss的身份向某人说话。不要将它们合并，例如写“Mr. X-san“，因为这基本上是在向读者致意”X先生M先生“。还要记住，在日本，给定的和姓氏的名字与西方同行的名字相反 - 姓氏在第一名之前。如果您不确定哪个名字是您的收件人的姓氏，请事先找出以避免一个常见而又烦人的错误。
礼貌
日本的商业电子邮件通常使用礼貌的语言形式编写，有时称为“keigo”，除非发件人和收件人都非常了解彼此。如果您不确定是否使用keigo，最好使用它，直到您的收件人告诉您没有必要。
事实上，keigo受到高度重视并被视为标准，这表明你的信中礼貌是多么重要。虽然电子邮件确实不像普通信件那么正式，但在开始讨论手头的问题之前，礼貌的问候是正常的，而且往往是预期的。在这种情况下，即使像询问天气一样小的东西也会起作用。
穿线
在日本，实际上认为不断地将新消息添加到较旧的消息上，直到创建整个线程。你可能已经在一两个论坛上看到了这个，后来的回复通常看起来像“Re：re：re：re：subject。”这是一个更好的选择，只需创建一个新的电子邮件并在句子中引用前一个或二，保持电子邮件看起来干净，专业。
日本人英语
如果您对日语技能有足够的信心，可以完全使用该语言编写电子邮件，这个选项将让许多商家放心。虽然英语是日本学校几年来教授的必修科目，但即使是日本的工薪阶层也总是将语言学习到商业水平，除非在国际交流普遍存在的情况下，他们每天都不会说。如果您对英语更有信心或更喜欢用英语写作，请在电子邮件中注明，未来的通讯将以英语进行，除非收件人要求使用日语。
年龄差距替代方案
虽然年轻一代通常更注重计算机，但许多日本公司仍由老年人领导，他们可能不熟悉，甚至不熟悉电子邮件。如果您知道收件人不熟悉电子邮件，请尝试写一个简短的说明，包括通过电话更深入地讲话，或者如果可能的话亲自发言。通过这种方式，您可以为您的读者提供决策权，同时在任何形式的沟通中展示您自己的熟练程度。
