通过使用备忘录分发，您可以与业务所在地的其他人进行通信。备忘录通常是向同事传达重要的东西，通常分发给公司内至少一个以上的人。备忘录还可用于让每个人都知道紧急事件，例如丢失文件。丢失的文件可能会影响业务的运营，应该提醒工人有关问题以及他们如何尽快提供帮助。
完成有关丢失文件的备忘录的标题。这包括日期，主题，备忘录所针对的人以及来自的人。这些行标记为“日期”，“主题”，“收件人”和“发件人”。主题至少应说“丢失的文件”，但也可以描述哪些文件丢失。
直接在标题下的第一段中简要解释问题。这绝对应该包括哪些文件丢失，例如特定客户端或项目的文件。它还可以包括您如何相信文件丢失，它们可能位于何处以及找到它们的紧急程度。
在下一节中详细介绍该问题。此时获取有关丢失文件的更多详细信息。您可能会提供有关文件所针对的客户端或项目的详细信息，或有关员工如何查找文件的详细信息。此时，请指定必须找到文件的特定日期。
在最后一节中准确地告诉备忘录的收件人您希望他们做什么。这应该是特定的操作项，例如在数据库X中搜索或浏览所有个人文件，以防您将丢失的文件保存在公司计算机或闪存驱动器上。重复必须找到文件的日期。
校对备忘录。确保您没有包含任何不应该有书面记录的文件的敏感信息。此外，请确保您明确了清楚地找到丢失文件的重要性。
