给客户带来好消息总是令人愉快，但并非所有新闻都可以。在向客户发送否定商业信函的时候，尽管信息本身没有，但尽可能保持关系积极是很重要的。
谢谢你，开始吧
在撰写不良新闻信时，您需要专注于与客户保持最佳关系，表明该决定是公平的，并尽可能清楚，简洁地陈述坏消息。在宣布坏消息并提供任何可能的解决方案之前，打开信，感谢客户的业务。本节的目的是让客户知道您重视他们的赞助并希望保持您的积极关系。
例：
“我们知道您在银行业务方面有很多选择，我们感谢您在过去六年中选择与Fake Financial合作。”
闯入坏消息
你不想为坏消息加油，使用委婉语，这些委婉语很难理解发生的事情或解释更多必要的内容。另外，不要过分道歉。相反，简洁地解释发生了什么，它如何影响客户并道歉。请记住，您的客户的时间很宝贵，他们只想知道发生了什么以及为什么。
例：
“昨晚，我们发现了一个影响您帐户的错误，可能导致过去三个月内您的在线交易无法准确输入我们的系统。因此，您可能会注意到帐户中的费用或余额不正确。”
尝试提供解决方案
当出现问题时，向客户提供积极的东西以减少打击是很重要的。不要以虚伪的方式撒谎或夸大某些东西以试图让事情变得更好 - 你的积极并不一定是主要的。例如，如果客户被拒绝信用，您不希望推断出可能发生了错误，或者试图安慰客户认为他们的信用良好，而不是您的公司正在寻找的。
例：
“虽然我们对您的申请被拒绝感到遗憾，但欢迎您在几个月内重新申请，此时您的信用状况可能会有所改善。与此同时，我们提供各种可能对您有利的金融服务。”
在适当的地方，进行推荐
如果您不得不停止您的关系，您可以将客户推荐给信誉良好的竞争对手，或通知他们您可以在以后再次使用它们。
例：
“虽然我很遗憾不再担任您的法律顾问，但我尊敬的同事John Beech非常乐意接受您的案件。您可以致电888-555-4848联系他安排免费咨询。”
当这是你的错
如果坏消息是您公司内部问题的结果，请告诉客户如何纠正问题，即使这只是说明负责的员工会受到纪律处分，或者您已经更新了软件。
例：
“我们很遗憾您的帐户由于员工错误而暂时关闭。您的帐户已经重新开放，我们已经退还了与关闭相关的所有费用。我们还实施了一个系统，会使帐户关闭更加困难，以防止帐户从未来意外关闭。“
