企业必须向员工和独立承包商提供收入表格以提交纳税申报表。员工收到W-2表格，独立承包商收到1099-MISC表格。这些表格需要姓名，地址和联邦税号，也称为个人的社会安全号码和企业的雇主识别号码。通过验证您生成的表单上的税号（TIN）信息，防止所有各方存在潜在的归档问题。公共搜索记录具有用于确认TIN所有者的不同资源。
国内税收服务
非营利性搜索：美国国税局有一个搜索非营利实体的工具，称为豁免组织选择检查。通过输入TIN，该工具提供非营利名称和最后已知的地址详细信息。它还规定了免税地位，确定了失去非营利地位的实体。雇主在扣除捐款时使用非营利性TIN细节，以及在慈善机构签订服务合同时签发1099-MISC表格。
盈利和个人搜索：美国国税局还为企业提供TIN匹配服务，以匹配个人或企业税务信息。此服务将TIN信息与潜在的名称变体相匹配。此服务仅在您具有与TIN匹配的名称时才有效。这有助于防止提供不准确信息的员工或供应商的欺诈行为。此服务可在线获取，并可立即搜索最多25个名称的结果。大量搜索需要24小时才能进行批量匹配，最多可达100,000个TIN。
证券交易委员会
EDGAR系统是美国证券交易委员会为注册公司维护100万美元或以上的数据库搜索。低于此阈值的公司无需注册。该系统要求搜索方拥有一些公司信息来进行搜索。无法仅根据TIN进行搜索。这限制了EDGAR系统，但它是企业可用的免费资源。
社会保障局
社会保障管理局号码验证服务与IRS系统的工作方式类似，但是社会安全号码专用，为个人而非商业实体提供服务。企业可以立即免费在线验证最多10个带姓名或名称变体的号码。雇主可以在提交W-2信息之前确认员工信息。
并非每个独立承包商都有正式的商业实体。这些承包商“做生意”是企业主，他们经常使用自己的社会安全号码而不是单独的TIN用于商业目的。社会保障管理局号码验证服务确认这些情况下的信息。
进一步排除故
如果TIN信息不正确，可能会拒绝纳税申报表。如果数据库搜索未能提供所需的TIN验证，请对现有业务记录进行故障排除。这可能非常耗时，但成功率会随着更多信息而增加。
从旧的纳税申报表和就业记录开始。将TIN与之前的员工或供应商信息进行交叉引用。雇用员工或供应商时，将每个TIN与表格I-9上提供的信息相匹配。致电个人或供应商，并通过验证解释问题。请求更新信息，例如社会保障卡的副本，以便正确重新处理。
