电子邮件已成为企业和与企业沟通的人的标准沟通方式。也就是说，有时候传统的专业商务信函是必要的。这可能适用于求职，商业建议甚至法律原因。正确格式化字母以获得最佳结果。当前的业务样式使用“块格式”字母用于业务，而不是用于不太正式字母的“缩进样式”。
创建一个信头
信头提供您的信息，包括您的姓名，公司名称（如适用），地址和其他相关联系信息，如电话号码，传真和电子邮件。大多数计算机文字处理程序通过双击空白文件页面的顶部英寸打开“标题”部分。在块样式中，信息没有缩进或居中。它只是左边缘的一个信息块。此标头仅在第一页上使用。
如果您无法在标题部分创建信头，则有两个选项。将信头纸移动到主体作为第一个块，或者首先将日期与日期和收件人信息之间的联系信息放在一起。
日期，地址和称呼
日期，地址和问候语是主信函页面部分中的前三个块。单击主体页面，确保您不在标题部分中。第一行是通过拼写月份和日期和年份（例如2017年5月10日）格式化的日期。
在日期和收件人的地址块之间保留一个空行。包括“先生”，“女士”或“太太”适用的地方。使用完整的地址和联系信息，将街道信息放在一行，将城市，州放在下一行。略过一行后面的冒号，例如“亲爱的史密斯女士：”。
格式化正文
在地址和称呼之间，或者在称呼之后，您可以包括对总结该主题的信件的引用，例如“RE：主管职位”。然后继续写下信的正文。使用10或12点保守字体，如Times New Roman，Cambria或Arial。段落不缩进，位于左边距并由一个行间隔分隔。边距应该在文档的所有边上一英寸。
转到第二页
仅在信函的第一页上包含信头联系信息。如前所述，第一页是唯一一个带有发件人姓名和地址的信头的地方。第二页的标题应说明页码居中。您可能还包括左边距字母的收件人和右边距的日期，这有助于读者在两页分开时识别文档。
结束信
信件以标志性的方块封闭。使用中性但友好的关闭，例如“真诚”或“最好的问候”，关闭第二页上的字母。结束后跟一个逗号，四个空格和你的名字。以您的名义包括您的头衔（如有）。在您姓名上方的空白处用蓝色或黑色墨水签名。
如果您在信件中包含任何内容，例如简历或提案，则您需要注意您的名字下面有两行“附件”。
