备忘录 - 备忘录的缩写 - 是一种书面通信，记录了在专业环境中与一群人共享的信息。虽然备忘录可以在各种模板中进行格式化，但重要的是要包含备忘录的重要部分，以便备忘录作为有效的沟通工具。
标题
备忘录必须具有指定发件人，收件人，日期和主题的标题。当您在备忘录中包含个人姓名时，请在其后面写下他的职位。在“发件人”字段中包含您姓名后的职位。标题位于备忘录的顶部，位于文本之前。如果备忘录是紧急的，那么在您的办公室中通常可以在标题的顶部写上“紧急”一词。
标题后面的概述简要说明了备忘录的内容。在概述中，介绍备忘录的目的，例如提出想法或回应您给出的任务。概述为读者提供了备忘录的基本概念，以便她可以决定是立即还是稍后阅读备忘录。
上下文
备忘录的上下文部分给出了所呈现信息的背景。这有助于读者理解备忘录与业务往来的联系。例如，您可能会写道：“由于先进的技术协议……”这个短语以及其他类似的短语有助于读者将备忘录与业务中的其他内容联系起来。
任务和决议
如果备忘录的目的是解释您将根据上下文执行的任务，您可以在备忘录的下一部分中这样说。例如，您可以说，“我将研究技术的市场研究……”这使读者了解您正在采取的后续步骤。如果您的备忘录要提出解决方案，您可以写道：“我的调查结果表明新技术不会对我们公司有利，因为…”
细节
一些备忘录要求包含细节。如果您需要包含统计数据，数据或市场研究信息，请在新段落中提供这些详细信息。这些支持性的想法被称为备忘录的讨论部分。
结论
用简短的结论总结你的备忘录，告诉读者你希望他从阅读中获得什么。结束部分还应让读者知道您欢迎提出问题或评论以供讨论。
附件
如果您在备忘录中引用图表，图表，政策，报告，会议记录或其他业务单据，请将其附加到备忘录的背面。在备忘录页面上包含一个附加一个或多个文档的注释。
