如何撰写专业信函来回答投诉

针对客户投诉的书面信函将被视为您公司或产品的直接反映。谨慎，专业的沟通可以防止失去客户，防止您公司未来的不良宣传，甚至可以与未来的客户产生友好关系。由于书面信函也是一种“纸质记录”，一旦发送就无法检索，重要的是所提供的信息都不会给公司带来未来或额外的责任。最好的专业反应是礼貌，简洁和直接。

你需要的物品

使用您将寄出信件的日期，以及信件顶部的投诉人的完整姓名和地址。如果您没有在电子邮件信函或信纸上使用公司徽标，请务必在信函的签名行后面添加公司信息。在计算机上撰写这封信 - 手写的信件是个人的，而不是专业的。

感谢投诉人花时间与您联系，说明他对您的产品或服务不满意的原因。要具体说明他的不满意，以便他明白你了解他的抱怨。

说明您打算以各种可能的方式与投诉人合作，以解决问题并让您满意。

表明您将直接与投诉人联系以制定解决方案，并且您还将评估您和您的公司如何防止再次出现不满。

对给您带来的不便表示歉意，并重申您对客户愿意与您联系寻求可能解决方案的意见。

表达您打算保留客户业务的意图，并表明他对贵公司的满意度。

留下几行代表您的个人签名（如果这是一封书面信件），并以您的全名，职称和完整的公司信息结束。如果您要发送电子邮件，请务必在电子邮件主题中添加“谢谢您与我们联系”一行。

使用传统的块式信函格式，其中包含日期，客户的全名和地址，您的全名和联系信息以及个人签名。始终对最终产品进行拼写和语法检查，并在可能的情况下从独立来源获得快速校对。没有什么能比你的专业形象更糟糕了，而不是一个格式错误，充满拼写错误或语法错误的字母。

无论您收到的投诉有多严重或不专业，请在回复中不要使用任何可疑或指责的语言。您的书面回复最终可能落入许多人甚至潜在客户的手中。即使您无法完全满足您收到的投诉，专业和友好的回复信也会以建立共同点和善意为目标。它还对可能看到该信件的任何其他人积极反映您或您的公司。