会议纪要是非营利组织，政府机构，社团和公司的重要法律文件。它们提供了决策过程的记录。会议纪要与听写不同。它们不是会议上发生的事情的逐字记录;相反，他们是谁参加，所讨论的内容，任何投票和决定的记录。会议记录保存数年。
准备记录准确的分钟数
查看会议议程。这将允许您规划有关您需要记录的重要议程项目。您还将了解到会有多少与会者。
起草与会者表格。这可以像一张纸一样简单，会议标题和日期在顶部有几行编号。您将在会议开始时分发此内容，以便与会者签名。
确保您的录音设备正常工作。您可以选择在笔记本电脑上，或使用笔和纸，或通过录制会议记录会议记录。如果会议将涵盖敏感信息，请与主席讨论录音并解释您使用录音的意图，以确保会议记录的准确性。
为记录创建会议纪要
在会议期间做笔记。关注每个讨论的主题，并留下评论。例如，请注意讨论了新建筑的资金分配，但没有注意到“讨论是情绪激动的”。请注意谁提出了每个动议以及解决了什么。
创建一个将成为正式会议纪要的文档。它应与先前会议纪要的格式相同。考虑使用六个部分：打电话订购，点名，最后会议纪要的批准，未决问题，新业务和休会。在每个下面提供讨论或活动的简短和中立的摘要。如果有投票计数，请包括计数。如果不计算选票，只说明一项动议是“被运载”或“失败”。为自己作为记录员和主席签署的会议记录创建一个空间，他们将批准会议记录。
在会议后一周内将会议记录分发给董事会成员，如果会议是公开的，则将其作为公共记录提交。根据需要进行更改和更正。如果需要澄清，请参阅您自己的笔记或会议记录。
在公司文件中存储会议纪要
将会议记录与过去的会议记录一起提交。您可以按照时间顺序将会议记录保存在由委员会或董事会组织的活页夹中。由于会议纪要是合法记录，请将它们留在总部。
删除您对会议所做的录制，除非您的组织保留此记录的政策。一旦您的会议记录最终确定，通常无需保留此备份，其内容可能是敏感或机密的。
在下次会议开始时复制并分发会议纪要。这些将被批准为第一个业务点。
提示
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必要时查看会议模板。研究如何保留较旧的会议记录，或在线搜索“会议纪要模板”。
