您的企业必须每年为每位员工填写一份W2表格。这些表格提供影响税收计算的信息，包括工资，州和联邦所得税扣缴以及养老金缴款。员工有责任将表格副本连同年度纳税申报表一起发送给国税局。如果您有税务会计软件来跟踪数字，那么填写W2是相对简单的。
按规则格式化
您的会计软件可以根据存储的数字和计算自动填充表单上的各个框。 IRS需要标准的，打印的或打印的黑色12点Courier字体，没有更正，所有条目完全适合框内。表格是机器读取的，如果因格式错误，手写或颜色错误而被踢出，则必须重新提交。
更详细的描述
在正确的方框中显示总工资，预扣税和所有其他适当信息。美国国税局提供手册“表格W2的信息”，可以是硬拷贝或在线提供，并提供所需信息的细目。有些盒子纯粹是信息性的，但仍然是强制性的。例如，在框12中显示代码DD，告诉美国国税局，雇主报告他对合格健康计划的贡献，该计划不包括在员工的应税收入中。随着税法创建新的报告要求，框功能可能会发生变化。
分发文件
表格W2与社会保障管理局的文件复制A，需要有关员工SSA工资和缴费记录的信息。如果法律要求，将副本1发送给州或地方税务部门。复制B，复制C和复制2转到员工，复制D用于雇主的记录。分发表格和提交表格的截止日期每年都有所不同。例如，提交2014年的截止日期为2015年3月2日，而将其分发给员工的截止日期为2015年2月2日。您可以要求延长时间以提交IRS表格8809.应该有永久副本您的会计系统中的W2。美国国税局要求您将表格保留四年，即使该表格无法送达员工。
通过BSO节省时间
您可以使用社会保障的在线商业服务来创建和/或上传您的W2的电子版本，也可以打印给员工。如果您正在经营一家小型企业，这代表了通过您自己的会计系统将W2拉到一起或手动完成的替代方案。 SSA网站需要注册。您必须拥有支持128位加密和Cookie的支持Web的浏览器，以及用于在线创建文档的Adobe Acrobat Reader。
