文件柜通常指的是存放文件和文件的办公家具。文件柜有不同的尺寸。有些机柜有锁以防止未经授权的访问，而其他机柜则易于运输，任何人都可以使用。拥有大量文件的企业，如医院，律师事务所或学校，往往会保留无法轻松移动的橱柜。
基本
提交文档有多种方法。要开发系统方法，您应该分析将存储在文件中的信息。头脑风暴不同的方式，以便您可以选择最佳方法。例如，如果您保留汽车零件供应商的记录，那么您可以使用基于公司名称的字母方法进行归档。您还可以建立一种按地区（例如，南，西，东，国际）分离供应商的方法。如果您要保存爬行动物的记录，那么您的方法可能涉及按科学名称或文件创建日期组织爬行动物。
文件管理
一旦你设计了一个令人满意的方法，一定要把它写下来，以便其他人能够理解并遵循文件系统。您还应确保正确保留文件，因为如果文件不完整（例如，丢失数据）或存储不当（例如，忽略归档类别），系统将很快失效。例如，如果您按颜色分隔性别，那么创建文件的人必须记住区分男性和女性。
您必须预测增长并根据需要添加额外的橱柜或空间。否则，记录将被塞得太紧。还要考虑如何区分活动文件和非活动文件，以及（如果适用）何时销毁或粉碎非活动文件。
注意事项
许多企业实施使用原始文档或硬拷贝的文档组织系统。但是，在创建新的文件系统之前，您应该探索虚拟选项。例如，您可以购买软件程序并将数据输入到内部或基于Web的服务器中。即使您目前拥有文件系统，也应该评估传输数据的时间和成本，以及潜在的成本节约和数字或基于Web的存储的效率。使用Needles案例管理软件的律师事务所可能会花费大量时间来传输数据，但一旦系统完全正常运行，就会存在无数的优势，例如从远程位置访问文件的能力。
